115280, г. Москва,
1-й Автозаводский проезд,
д. 4, к. 1
inform@gradient-alpha.ru
Градиент Альфа в СМИ

Как организовать работу регионального представителя

01.03.2015
Автор: Пресс-служба Градиент Альфа

kuzmenko130

Кузьменко Светлана Ивановна
Ведущий юрист Департамента бухгалтерского учета
Статья Светланы Кузьменко в журнале «Актуальная Бухгалтерия»

«Актуальная Бухгалтерия»

На определенном этапе развития деятельности практически каждая компания сталкивается с вопросом расширения бизнеса и выхода на новые территории. Некоторые решают создать филиал, а другие прибегают к помощи региональных представителей. О том, как правильно организовать работу торгового представителя и не нарушить законодательство, читайте в статье.

Необходимость в услугах региональных представителей возникает у предпринимателей достаточно часто. Их труд используют в целях расширения областей продаж, поиска клиентов на новых территориях и пр.

В связи с этим, у предпринимателей возникают вопросы к порядку и условиям документального оформления правоотношений со своими региональными  представителями.

В зависимости от ряда условий, с представителями могут быть заключены гражданско-правовые договоры (договор возмездного оказания услуг/договоры подряда, агентские договоры) либо, при определенных обстоятельствах, которые будут рассмотрены в настоящей статье, с агентами должны быть заключены трудовые договоры.

Гражданско-правовой или трудовой договор?

На практике, достаточно часто работодатели заключают с представителями гражданско-правовые договоры, не принимая во внимание истинную природу имеющихся правоотношений.

Это обусловлено их желанием минимизировать расходы по налогам, отчислениям во внебюджетные фонды, а также отсутствием необходимости предоставлять определенные социальные гарантии работникам.

Вместе с тем, Трудовой кодекс запрещает заключение гражданско-правовых договоров, фактически регулирующих трудовые отношения (ст. 15 ТК РФ).

Кроме того, подмена договорных  отношений черевата длительными судебными спорами с «обиженным» представителем, начислением дополнительных выплат, а также привлечением организации к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ, ст. 11 Федерального закона от 28.12.2013 № 421-ФЗ (далее – Закон № 421-ФЗ)).

В связи с этим, предпринимателю до начала документального оформления услуг региональных представителей, следует правильно  классифицировать достигнутые между сторонами договоренности.

Для примера, рассмотрим порядок оформления договора между организацией и исполнителем — физическим лицом, в обязанности которого входит реклама продукции заказчика по месту своего жительства, в регионе которого отсутствуют представительства работодателя. Конкретные поручения исполнителю будут предоставляться по электронной почте, отчет о проделанной работе также будет согласован посредством электронной связи.

В данном случае отношения сторон, можно оформить как в виде гражданско-правового договора на оказание представительских услуг, так в форме трудового договора с дистанционным работником.

Возможность заключения договора возмездного оказания услуг предусмотрена нормами Гражданского кодекса, устанавливающими свободу граждан и юридических лиц в заключении договора (ст. 421 ГК РФ).

Однако, вступившие в силу с января 2014 года изменения в Трудовой кодекс (ст. 12 Закона № 421-ФЗ) позволяют  переквалифицировать гражданско-правовые договоры в трудовые как в судебном порядке, так и во внесудебном порядке, например, в порядке выполнения предписаний Государственной инспекции труда.

Как следствие, можно прогнозировать, что любой гражданско-правовой договор, заключенный между заказчиком и исполнителем-физическим лицом, не являющимся индивидуальным предпринимателем, попадает в категорию риска и будет вызывать повышенное внимание контролеров при любых проверочных мероприятиях.

В связи с этим, с целью снижения риска переквалификации гражданско-правового договора, заказчику следует руководствоваться следующими правилами.

Так, в договоре возмездного оказания услуг необходимо избегать следующих формулировок  «Исполнитель выполняет обязательства в соответствии с должностью …», «Исполнитель подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка Заказчика», «Исполнитель получает заработную плату», поскольку данные формулировки характерны для трудовых отношений и могут быть использованы контролерами для переквалификации договора (определение Хабаровского краевого суда от 27.01.2012 № 33-451).

В договоре необходимо указать результат оказанных услуг/выполненных работ, ожидаемый от исполнителя (торгового представителя),  конкретный срок оказания услуг. Кроме того, заказчику услуг следует обеспечить наличие подписанных двусторонних актов оказанных услуг.

Трудовой договор с региональным представителем

При намерении сторон заключить именно трудовой договор, правоотношения сторон будут регулироваться главой 49.1 Трудового кодекса, поскольку условия работы (работа вне места расположения организации или ее обособленных подразделений с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, включая сеть Интернет) классифицируют данный трудовой договор, как договор, заключенный с дистанционным работником.

Несмотря на то, что нормы Трудового кодекса, регулирующие особенности труда дистанционных работников действует достаточно недолго, на практике количество заключенных  договоров такого рода достаточно велико. Это связано с целым рядом преимуществ для работодателя. К таких преимуществам можно отнести:  

— отсутствие необходимости организовывать рабочее место;

— снижение расходов, связанных с оплатой услуг связи, коммунальных платежей, покупкой канцелярских товаров;

— отсутствие необходимости регистрировать обособленное подразделение компании по месту нахождения своего работника. 

Наличие трудового договора с дистанционным работником, никак не ограничивает права дистанционного работника, по сравнению с сотрудником, с которым заключен обыкновенный трудовой договор, т.к. на дистанционного работника распространяются все гарантии, предусмотренные действующим трудовым законодательством.

Прием на работу дистанционного сотрудника идентичен порядку приема на работу любых других работников, за некоторыми исключениями, к которым относятся (ст. 312.2. ТК РФ):

  • возможность заключить трудовой договор путем обмена электронными документами;
  • сведения о заключении трудового договора с дистанционным работником вносятся в трудовую книжку по желанию работника, при  заключении трудового договора по первому месту работы, трудовая книжка может не оформляться;
  • страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования по первому месту работы, работник оформляет самостоятельно;
  • предоставление работником необходимого при приеме на работу пакета документов может быть выполнено по электронной связи.

В данном случае,  между работодателем и региональным представителем  трудовой договор может быть оформлен как на бумажном носителе, так и посредством обмена электронными документами. В последнем случае стороны используют усиленные квалифицированные электронные подписи.

При этом, если договор заключается путем обмена электронными документами, то работодатель обязан в последующем предоставить работнику заказным письмом с уведомлением «бумажный» экземпляр трудового договора. Местом заключения договора, при его оформлении в электронном порядке будет являться место нахождения работодателя (ч. 1 ст. 312.2 ТК РФ). 

Законодатель предоставил сторонам трудового договора возможность закрепить в тексте самого договора детальный порядок взаимодействия сторон, формы контроля работника, периодичность отчетности и пр. Учитывая данный факт, работодателю следует тщательно проработать все положения договора с региональным представителем. При этом не стоит использовать стандартные формы договоров с дистанционным работником, которые зачастую отличаются от трудового договора с «обычным» сотрудником одной единственной фразой о характере работы. В последствие работодатели могут столкнуться с невозможностью как-либо повлиять на нерадивого работника, неделями не выходящим на связь с работодателем.

Эффективным средством против злоупотреблений работника будет являться разработка локальных актов, регулирующих труд дистанционных работников, которые содержат, в том числе обязанность работника быть доступным для работодателя в оговоренное время. Также, в тексте договора можно установить обязанность дистанционного работника контролировать состояние оборудования, с помощью которого осуществляется взаимодействие сторон (ПК, модем, телефон).

Установление сдельной системы оплаты труда тоже будет стимулировать дистанционного работника к увеличению объема и качества выполняемой работы.

Также, оправданным будет являться закрепление в трудовом договоре обязанности сотрудника предоставлять работодателю документальное подтверждение выхода оборудования из строя (предоставление справки из сервисного центра, скриншота страницы с сайта интернет провайдера о сбоях в системе и пр.).

В случае если по условиям трудового договора, работник оплачивает телефонные и интернет соединения самостоятельно, в тексте договора можно закрепить положения о том, что отсутствие интернет/телефонного соединения по причине задолженности абонента, является дисциплинарным проступком.

Указывая в тексте договора, режим рабочего времени, работодателю стоит помнить о часовых поясах. Так, при существующей часовой разнице между регионами и установлении рабочих часов, например, по московскому времени, часы работы у дистанционного сотрудника могут попадать на ночное время. А, как известно, ночные часы работы должны оплачиваться в повышенном размере. Поэтому считаем, что работодателю необходимо более грамотно подойти к этому вопросу. Можно, например, предусмотреть в договоре определенные «компромиссные» временные промежутки (часы), когда работник должен быть на связи (онлайн). Это поможет работодателю контролировать рабочий процесс.

Приказ о приеме дистанционного работника на работу и личная карточка оформляется работодателем таким же образом, что и на других сотрудников. Исключением является то, что при использовании работодателем формы Приказа о приеме работника на работу по форме № Т-1 (утв. пост. Госкомстата России от 05.01.2004 № 1), в графе «Условия приема на работу, характер работы» следует указать, что работа является дистанционной. При использовании приказа, форма которого разработана и утверждена работодателем самостоятельно, информация о характере работы дистанционного работника также должна содержаться в приказе.

Ознакомление работника с локальными актами организации также может осуществляться в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной подписи. От работника следует получить соответствующее электронное подтверждение о факте получения и ознакомления с данными документами.

Заметим, что региональный представитель вправе обратиться к работодателю с заявлением о выдаче копии приказа о приеме на работу, а также о предоставлении любого рода иных приказов в его отношении, получении выписки из трудовой книжки, справок о заработной плате и пр. В этом случае, заверенные копии документов должны быть направлены в адрес работника не позднее трех рабочих дней заказным письмом с уведомлением или, если это указано в заявлении работника, в форме электронных документов (ч. 8 ст. 312.1 ТК РФ).

Региональный представитель трудится вне территории РФ

Отметим, работодатель может столкнуться с ситуацией, когда региональный представитель фактически находится за пределами Российской Федерации.

В этом случае, с выплат данному работнику организация не должна удерживать НДФЛ (ст. 226 НК РФ, письмо Минфина России от 18.02.2013 № 03-04-06/4254). При этом на заработную плату такого гражданина следует начислять страховые (п. 2 ст. 2, ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее – Закон № 212-ФЗ)).

Отметим также, что Трудовой кодекс не содержит запрета на заключение трудового договора с дистанционным работником-иностранцем, выполняющим свою трудовую функцию за пределами России.

В этом случае заключение дистанционного договора с представителем будет являться основанием для освобождения сторон от наличия множественной разрешительной документации, предусмотренной Законом о правовом положении иностранных граждан в РФ (Федеральный закон от 25.07.2002 № 115-ФЗ (далее – Закон № 115-ФЗ)).

Однако данная возможность имеется только в том случае, если работник выполняет свою трудовую функцию за границей, не пребывает и не выезжает в командировки на территорию РФ, то есть взаимодействует с работодателем только удаленно.

Вопрос с уведомлением контролирующих ведомств о приеме на работу дистанционных работников-иностранных граждан, в настоящий момент, остается открытым. По причине достаточно серьезных штрафов, установленных за нарушение миграционного законодательства, считаем целесообразным направить в адрес госорганов соответствующие уведомления. Ведь закон требует отправку уведомлений от работодателей за сам факт заключения с иностранным работником в Российской Федерации трудового договора или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) (п. 8 ст. 18 Закона № 115-ФЗ).

Налогообложение и взносы

Дистанционный труд подразумевает периодическую необходимость прибытия таких работников к месту нахождения организации для решения производственных вопросов. Такие поездки будут являться служебными командировками. Соответственно, на суммы возмещения региональным представителям расходов на оплату проезда до места нахождения работодателя и обратно, наем жилого помещения и на суммы суточных начислять страховые взносы не нужно (ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ).

Расходы на командировку дистанционного работника налогоплательщик вправе учесть в составе прочих расходов при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций (письмо Минфина России от 08.08.2013 № 03-03-06/1/31945). Суммы возмещения командировочных расходов дистанционного работника не облагаются НДФЛ (письмо Минфина России от 01.08.2013 № 03-03-06/1/30978).

Если дистанционные работники используют для работы собственное оборудование, программное обеспечение, а также несут какие-либо иные расходы, направленные на выполнение ими своих должностных обязанностей, в трудовом договоре следует указать порядок и размер компенсации подобных расходов.

Ввиду отсутствия в настоящее время официальных разъяснений госорганов о порядке отнесения и учета таких расходов, а также сложившейся судебной практики по данному вопросу, трудовой договор, содержащий четкие положения о том, какие затраты работники компенсируются, а какие относятся на счет работника, позволит избежать конфликтов, как с самим работником, так и с налоговыми органами.

Кроме того, вызывает вопрос, на какой региональный МРОТ следует ориентироваться работодателю при определении размера заработной платы (МРОТ региона по месту нахождения работодателя или по месту нахождения работника).  Официальных разъяснений в настоящее время нет, в связи с чем, по аналогии с работниками региональных филиалов работодателю можно ориентироваться на МРОТ по месту нахождения работника.

Увольнение удаленного сотрудника

При увольнении дистанционного работника, работодатель обязан возвратить работнику трудовую книжку (если в книжку были внесены записи). Логично предположить, что в связи с отсутствием работника по месту нахождения работодателя трудовую книжку можно сразу отправить в адрес работника по почте. Однако никаких специальных норм действующим законодательством в данном случае не установлено, поэтому считаем, что для отправки трудовой книжки региональному представителю почтой, работодателю следует предварительно получить согласие работника.

Несмотря на возможность внести в текст трудового договора с «дистанционщиком» дополнительные основания его расторжения, работодателю следует помнить, что данное право ограничено общими положениями Трудового кодекса. Соответственно, содержащееся в тексте договора право работодателя на односторонний отказ от договора без объяснения причин, является дискриминационным. В дальнейшем это может повлечь отмену увольнения работника и применения к работодателю соответствующих санкций.

В связи с этим, работодателю, решившему воспользоваться предоставленным ему законным правом одностороннего отказа от договора, следует «связать» возможность увольнения регионального представителя с конкретными ситуациями. Так, в договоре можно предусмотреть такую причину увольнения сотрудника как невыполнение работником своих обязанностей, например, отсутствие ответа на запрос работодателя более 7 дней без уважительных причин и пр.

Увольнение дистанционного работника осуществляется по общим нормам Трудового кодекса. При увольнении работника на основании его заявления, работодателю следует заручиться бумажным документом либо документом, направленным работником с использованием усиленной электронно-цифровой подписи. В противном случае, например при отправке работником сканированной копии заявления об увольнении по электронной почте, работодатель не имеет шансов отстоять свою правоту в судебном споре (определение Омского областного суда от 22.01.2014 № 33-187/2014).

Резюмируя вышесказанное, остается заметить, что Трудовой кодекс содержит только основные положения о дистанционном труде, тогда как детальный механизм взаимодействия сторон трудового договора сможет сформировать только практика применения главы 49.1. И все же во избежание неприятных ситуаций и претензий, как со стороны работника, так и со стороны проверяющих ведомств, руководителю стоит внимательно изучить положения указанной главы. Потому как с региональным представителем целесообразнее заключить именно трудовой договор, а не гражданско-правовой, а глава 49.1 Трудового кодекса регулирует отношения с удаленными сотрудниками.

Рассылка представителю расходных материалов

Рассмотрим порядок учета затрат работодателя на почтовую рассылку буклетов и каталогов компании региональному представителю. Буклеты и каталоги, изготовленные или приобретенные работодателем принимаются к учету в составе МПЗ по фактической себестоимости, которой является сумма фактических затрат на их приобретение за исключением НДС (пп. 5, 6 ПБУ 5/01, утв. приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н).

Принятие к учету буклетов и каталогов отражается по дебету счета 10 «Материалы» субсчет 12 «Рекламные материалы», в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (Инструкция по применению плана счетов, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н). Сумма НДС, предъявленная к уплате полиграфической фирмой, отражается по дебету счета 19 «НДС по приобретенным ценностям» в корреспонденции с кредитом счета 60.

На дату осуществления почтовой рассылки в адрес удаленного работника стоимость отправленных каталогов (без НДС) включается в состав коммерческих расходов, признаваемых расходами по обычным видам деятельности (пп. 5, 7 ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н). При этом в бухгалтерском учете производится запись по дебету счета 44 «Расходы на продажу» и кредиту счета 10 субсчет 12.

В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:

Дебет 10 Кредит 60

– приняты к учету рекламные каталоги;

Дебет 19 Кредит 60

– учтен НДС по приобретенным рекламным каталогам;

Дебет 68 Кредит 19

– принят к вычету НДС по приобретенным рекламным каталогам;

Дебет 44 Кредит 10

– списана стоимость рекламных каталогов, распространенных по почтовой рассылке;

Дебет 60 Кредит 51

– оплачены услуги почты по рассылке каталогов;

Дебет 19 Кредит 60

– отражен НДС по почтовой пересылке рекламных каталогов;

Дебет 44 Кредит 60

– отражена стоимость услуг по почтовой пересылке рекламных каталогов;

Дебет 68 Кредит 19

– принят к вычету НДС по почтовой пересылке рекламных каталогов.

 

Светлана Кузьменко, ведущий юрист департамента бухгалтерского учета аудиторско-консалтинговой группы «Градиент Альфа»

 

Ведомости

Кадровое Дело

Belwest

Деловая россия

Мое дело
 

Ведомости

Кадровое Дело

Belwest