Компенсация расходов, связанных с командировками: актуальные вопросы налогообложения, практика учета

Sorry, this entry is only available in Russian. For the sake of viewer convenience, the content is shown below in the alternative language. You may click the link to switch the active language.

“Финансовая газета”, №28, 14 июля 2011 г.

Служебная командировка, в соответствии с определением, данным в ст. 166 Трудового Кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ) – это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя.

Статья 167 ТК РФ предусматривает обязательное возмещение сотруднику произведенных в командировке расходов.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Основными командировочными расходами согласно ст. 168 ТК РФ являются:

• расходы по проезду к месту командировки и обратно;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

В настоящее время при командировании работников все работодатели руководствуются Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.08 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее – Постановление № 749).

В п. 2 Постановления № 749 предусмотрено, что в командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

Следовательно, в командировку может быть направлен только штатный сотрудник, работающий по трудовому договору. Поездка в другую местность сотрудника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.

Если такому сотруднику возмещаются расходы по той или иной поездке, то сумма возмещения является частью его вознаграждения по договору.

Для работодателя произведенные командированным сотрудником расходы являются прочими расходами, связанными с производством и реализаций и учитываются для целей налогообложения прибыли по ст. 264 НК РФ.

Для правомерного учета возмещенных сотруднику командировочных расходов требуется множество первичных документов от установленных в компании норм суточных до билетов и счетов гостиницы:

• локальный нормативный акт, определяющий размер суточных;
• приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;
• командировочное удостоверение, содержащее отметки о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки;
• служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;
• авансовый отчет с приложением оправдательных документов;
• ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы;
• авиа и (или) железнодорожные билеты, подтверждающие расходы на проезд;
• счета гостиниц и другие документы, подтверждающие расходы на проживание;
• другие документы, подтверждающие расходы, связанные со служебной командировкой.

Объемный документооборот, множество нюансов учета и противоречивые мнения официальных органов ведут к тому, что учет командировочных расходов на практике вызывает множество вопросов. Их нерешенность ведет к возникновению ошибок и провоцирует налоговые споры с проверяющими органами.

Суточные

Определяем срок командировки

Суточные являются дополнительными расходами командированного сотрудника, связанные с проживанием вне места его постоянного жительства.
Согласно п. 11 Постановления № 749, суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

Днем отъезда или первым днем командировки считается день отправления транспортного средства (самолета, поезда и т.д.), на котором работник отправляется в командировку, а днем приезда, соответственно последним днем командировки – день прибытия транспортного средства.

При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее – следующие. Если станция (аэропорт, вокзал, пристань) находится за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции.

Аналогичные правила применяют для определения последнего дня командировки.

Пример.

В августе 2010 г. работник московской компании ООО «Вектра» С. Павлов был направлен в служебную командировку в г. Санкт-Петербург.

Вариант 1. Павлов выезжает в командировку на поезде. Поезд отправляется в Санкт-Петербург 10 августа 2010 г. в 00.40. В Москву Павлов возвращается 13 августа 2010 года в 22.00.

Первым днем командировки будет считаться 10 августа, а последним – 13 августа 2010 года. Срок на командировочном удостоверении 4 дня с 10 по 13 марта.

Вариант 2. Павлов летит в командировку на самолете. Аэропорт находится в 30 минутах езды от города. Самолет вылетает в Санкт – Петербург 10 августа 2010 г. в 00.40.

В авиабилете указано, что регистрация пассажиров заканчивается за 40 минут до вылета самолета. Таким образом, для того чтобы успеть на регистрацию, Павлов должен выехать из города не позднее 23.00. (полчаса на дорогу, 30 мин на регистрацию, так как в 00.00 за сорок минут до вылета в 00.40 она уже заканчивается). Павлов вернулся из командировки в Москву 13 августа в 11.00.

Первым днем командировки будет считаться 9 августа, а последним – 13 августа. Срок на командировочном удостоверении составит 5 дней с 9 по 13 августа.

Часто на практике возникают ошибки при определении размера суточных при загранкомандировках. За время нахождения в командировке на территории России суточные выплачиваются по нормам для иностранного государства и наоборот находящемуся за пределами территории Российской Федерации сотруднику рассчитывают суточные исходя из норматива по России. В одних случаях такой расчет верен, в других – нет. Все зависит от дня пересечения границы и от того в какую сторону летит командированный сотрудник.

В соответствии с п. 17 Постановления № 749 за время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории Российской Федерации, суточные выплачиваются:

• при проезде по территории Российской Федерации – в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории Российской Федерации;
• при проезде по территории иностранного государства – в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.

В дни, когда пересекается граница, суточные определяются по стране, в которую пребывает сотрудник (по стране въезда).

Пунктом 18 Постановления № 749 предусмотрено, что при следовании работника с территории Российской Федерации дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

При направлении работника в командировку на территории 2 или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Пример.

В сентябре 2010 г. сотрудник московской компании ООО «Вектра» Павлов Сергей Владимирович летит в заграничную командировку в Вену.
Самолет вылетает в Вену 06 сентября в 07.10 и возвращается в Москву 08 сентября в 16.30. Нормы суточных для командировок по территории РФ в ООО «Вектра» – 700 руб., за пределами Российской Федерации – 2500 руб.

Срок командировки составит 3 дня. За первый день командировки, когда Павлов фактически находился и на территории России и на территории Австрии суточные выплачиваются по нормам для заграничных командировок, за последний день – по нормам России.

Таким образом, работнику положены суточные в сумме 5700 руб. (2 дня x 2500 руб. + 1 день х 700 руб.).

Обратите внимание, при командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Однако если работник направляется за рубеж, то выплата суточных производится и при однодневной командировке. Пунктом 20 Постановления № 749 установлено, что работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных государств.

Налоговые нюансы учета суточных

Согласно п.п. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в редакции, действовавшей до 1 января 2009 г., к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относились расходы налогоплательщика на командировки, в частности на суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ.

Федеральный закон от 22.07.08 г. № 158-ФЗ «О внесении изменений в главы 21, 23, 24, 25 и 26 части второй Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие акты законодательства Российской Федерации о налогах и сборах» в том числе внес изменение в ст. 264 НК РФ, скорректировав тем самым порядок налогового учета суточных.

Теперь, исходя из сути ст. 264 НК РФ, для целей исчисления налога на прибыль суточные действительно не нормируются.

Однако изменение ст. 264 НК РФ не означает, что размер суточных с 2009г. можно ничем не подтверждать. Ведь на командировочные расходы, также как и на любые другие, принимаемые для целей налогообложения прибыли, распространяется еще и ст. 252 НК РФ, на основании которой расходами для целей налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. В перечень расходов, которые работодатель обязан возместить работнику, входят и суточные.
Кроме того, о том, что размеры расходов, связанных с командировкой, в том числе и суточные, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, сказано и в п. 11 Постановления № 749.

Таким образом, начиная с 2009 г. согласно изменениям, внесенных в ст. 264 НК РФ, отменен норматив суточных, утверждаемый Правительством Российской Федерации. Если же судить по совокупности применяемых норм, то в составе командировочных расходов теперь учитывается тот размер суточных, который установлен компанией. А документом, подтверждающим этот размер, будет собственный локальный нормативный акт организации.

Подобной позиции придерживаются и официальные органы, утверждая, что «организации вправе при определении налоговой базы по налогу на прибыль принимать расходы на выплату суточных в размере фактических затрат, не превышающих, однако, произведения количества дней командировки и размера суточных, закрепленного в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации» (письмо Минфина России от 1.04.10 г. № 03-03-06/1/206).

Причем такие «внутренние» нормы суточных организации должны установить как для командировок по России, так и для поездок за рубеж.
Законодательно установленный норматив суточных предусмотрен для целей исчисления налога на доходы физических лиц. Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ независимо от того, какой размер суточных установлен локальным нормативным актом организации, НДФЛ не облагаются суточные в размере 700 руб. за каждый день командировки в пределах России и 2500 руб. – за каждый день зарубежной командировки.

Сумма сверхнормативных суточных, выплаченных работнику, признается его доходом и облагается налогом в общем порядке, на это указывает ст. 224 НК РФ. В связи с этим организация, как налоговый агент, обязана удержать исчисленную сумму НДФЛ непосредственно из доходов работника при их фактической выплате. Удержание начисленной суммы налога производится организацией за счет любых денежных средств, выплачиваемых работнику (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Следовательно, совмещая нормы главы 23 «Налог на доходы физических лиц» и главы 25 «Налог на прибыль» с учетом ТК РФ, компания должна разработать свой норматив суточных и если он будет равен 700 руб. по России и 2500 руб. для заграничных командировок, суточные, не превышающие данные нормативы, не будут облагаться НДФЛ, и в полном объеме будут учтены для налогообложения прибыли.

Расходы на проезд

Самолетами, пароходами…

В соответствии со ст. 168 ТК РФ работодатель обязан возместить командированному сотруднику расходы на проезд. Расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы признаются в целях налогообложения прибыли в фактическом размере.

Постановлением № 749 определено, что расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы включают в себя:

• расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы;
• страховой взнос на обязательное страхование пассажиров на транспорте;
• оплату услуг по оформлению проездных документов;
• плату за пользование постельными принадлежностями.
• Основным подтверждающим документом является билет.

Если сотрудник едет в командировку по электронному билету, то подтверждающими документами, по мнению налоговых органов, являются распечатка электронного билета и посадочный талон. Налоговики настаивают на наличии обоих этих документов (письмо УФНС России по г. Москве от 15.12.08 г. № 19-12/116256). При этом последние письма Минфина свидетельствуют о том, что достаточно будет одного из них (письмо Минфина России от 4.02.09 г. № 03-03-07/3).

Учитывая, противоречивость мнений организациям, желающим полностью избежать разногласий с проверяющими органами, целесообразно подтверждать расходы на приобретение электронного билета и распечаткой на бумажном носителе и посадочным талоном.

Используем личный или служебный транспорт…

Сотрудник может направиться в командировку на личном или служебном транспорте. Налоговую базу по налогу на прибыль уменьшают расходы на командировки, в частности расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (п.п. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы на проезд.

При этом ни Налоговым, ни Трудовым кодексом не конкретизируется способ проезда и вид транспорта. Следовательно, это может быть и автомобиль.

В такой ситуации для обоснования расходов на ГСМ к авансовому отчету стоит приложить:

• чеки на покупку ГСМ – как подтверждение фактически приобретенного топлива
• путевые листы – как подтверждение производственной направленности произведенных расходов.

Нелишним будет утвердить возможность компенсации произведенных затрат на ГСМ в качестве командировочных расходов внутренним локальным нормативным актом организации. Это может быть отдельный документ, единый документ для всех командировочных расходов, или норма в учетной политике.

А если такси?

Компенсируя сотруднику затраты на проезд организация нередко сталкивается с вопросом оплаты и учета при исчислении налога на прибыль затрат на такси до аэропорта или железнодорожного вокзала при выезде работника в командировку и от аэропорта или железнодорожного вокзала по его возвращении из командировки.

Минфин и налоговые органы придерживаются мнения, что такие расходы необходимо оценивать с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности для достижения поставленной производственной задачи (письма Минфина России от 27.08.09 г. № 03-03-06/2/162, от 31.07.09 г. № 03-03-06/1/505, от 22.05.09 г. № 03-03-06/1/339, УФНС по г. Москве от 6.08.09 г. № 16-15/080978).

Для того чтобы данные расходы не вызывали у налоговиков сомнений в их обоснованности, целесообразно в локальном нормативном акте утвердить положение о том, что в ряде случаев командированному сотруднику возмещается стоимость проезда на такси. Среди таких случаев можно указать:
удаленность аэропорта (вокзала) от места отправления (прибытия) или слишком позднее (раннее) время отправления (прибытия) поезда или самолета с учетом пробок, нерегулярности и медлительности движения транспорта общего пользования;
необходимости провести в течение дня несколько встреч в разных концах города;
необходимость доставить большое по объему количество документов;
необходимость обеспечения сохранности конфиденциальных документов или ценного груза;
обычаи делового оборота.

Возникновение одного из предусмотренных случаев можно подтвердить служебной запиской сотрудника, утвержденного руководителем или соответствующей отметкой в служебном задании и отчете о его выполнении. Сумма расходов подтверждается кассовым чеком или актом и счетом транспортной компании или квитанцией такси на бланке строгой отчетности по форме, установленной для перевозок пассажиров и багажа автомобильным и городским наземным транспортом.

Потеря билета

Если билет утерян и при этом его покупка производилась по безналичному расчету у специализированной организации, например, у транспортного агентства, подтверждением расходов на проезд могут стать акт или накладная посредника. Однако при этом, стоит уделить внимание порядку его составления. Документ должен идентифицировать приобретенный билет с конкретным сотрудником и командировкой. Поэтому если билеты приобретаются через посредника, следите, чтобы в акте были ссылки на ФИО физических лиц, на которых оформляются билеты, на пункты и даты отправления и прибытия транспортных средств.

Но если таких документов нет, работник может обратиться в кассу аэропорта или вокзала с просьбой выдать дубликат билета. Суды подтверждают: расходы на перелет можно подтвердить и копией авиабилета, заверенной перевозчиком (постановление ФАС Уральского округа от 13.01.06 г. № Ф09-6036/05-С2).

В противном случае организация не сможет учесть расходы на проезд, так как не будут считаться документально подтвержденными, т.е. не будут соответствовать условию, содержащемуся в п. 1 ст. 252 НК РФ. Более того, если организация, несмотря на отсутствие подтверждающего расход документа (либо копии), все же решит компенсировать работнику понесенные им расходы на проезд, с суммы компенсации ей придется уплатить НДФЛ. Это вызвано следующим: согласно п. 3 ст. 217 НК РФ возмещение расходов на проезд освобождается от этого налога, только если командированный представил оправдательные документы. Имейте в виду, копию билета суд может признать достаточным основанием для того, чтобы не удерживать НДФЛ (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 13.02.08 г. № Ф04-244/2008(710-А75-26).

Отмена командировки

Бывают случаи, когда командировка отменяется или переносится на другой срок. Причины могут быть различны от утраты актуальности самой поездки до невозможности выезда командированного сотрудника. В такой ситуации возникает вопрос относительно учета не компенсируемых, но, тем не менее, понесенных убытков в виде стоимости приобретенных, но не использованных билетов. Конечно, при условии, если их не удалось сдать.
С учетом обоснованности переноса или отмены командировки такие потери можно принять для цели налогообложения прибыли. Причины переноса, не зависящие от организации, необходимо документально подтвердить.

Для этого первоначально оформляется приказ руководителя об отмене командировки или ее переносе на более поздний срок с указанием причины, по которой поездка не состоялась. К приказу целесообразно приложить документы, свидетельствующие об обстоятельствах отмены командировки, – письмо контрагента с просьбой перенести запланированные переговоры на другой день, копию листка нетрудоспособности работника, который должен был поехать и т.д.

Аналогичного мнения придерживаются и в Минфине России (письмо от 14.04.06 г. № 03-03-04/1/338). Работник был вынужден прервать командировку и вернуться раньше намеченного срока в связи со смертью близкого родственника. Сдать уже имеющийся авиабилет он не смог, так как билет приобретался сразу в обе стороны без права возврата. Минфин России пришел к выводу, что при указанных обстоятельствах организация вправе учесть при расчете налога на прибыль расходы по неиспользованному авиабилету.

Нюансы при несовпадении сроков

Бывает, что отметка о дне выбытия в командировочном удостоверении работника не совпадает с датой возвращения из командировки, указанной в билете.

Такое может быть, если сотрудник решает остаться в месте пребывания за пределами срока командировки (например, на выходные). В итоге он возвращается из командировки позднее даты, указанной в приказе о командировании.

В данной ситуации, расходы на обратный билет могут признаваться обоснованными для налогового учета только в случае, если задержка выезда командированного из места командировки (либо более ранний выезд работника к месту назначения) произошла с разрешения руководителя, подтверждающего в соответствии с установленным порядком целесообразность произведенных расходов. Такое мнение выражено в письме от 1.04.09 г. № 03-04-06-01/74. В этом же письме сказано: стоимость обратного билета, если его дата не соответствует дате окончания поездки в командировочном удостоверении, образует доход сотрудника, с которого необходимо удержать НДФЛ.

Таким образом, задержка сотрудника в месте командировки должна быть обоснована и согласована с руководством, только в этом случае затраты на обратную дорогу могут быть признаны для целей налогообложения прибыли. В противном случае, время задержки может быть расценено как отдых. Если компания оплатит сотруднику дорогу с места его отдыха, стоимость билета может быть не принята для целей налогообложения прибыли в качестве командировочных расходов и увеличить налогооблагаемый доход сотрудника.

Документальным подтверждением согласованной вынужденной задержки может стать служебная записка о необходимости продления срока командировки, утвержденная руководителем и приказ о самом продлении.

Расходы на проживание

Гостиница

Одним из обязательных видов возмещаемых сотруднику командировочных расходов, являются расходы по проживанию.
Ранее подтверждающими документами по расходам на проживание в гостинице чаще всего выступал счет по формам № 3-Г, утвержденным приказом Минфина России от 13.12.93 г. № 121 «Об утверждении форм документов строгой отчетности».

Этот документ признавался бланком строгой отчетности, поэтому чек ККТ при условии его выдачи не был обязательным.

Однако начиная с 1 декабря 2008 г. применять формы счета № 3-Г или № 3-Гм не следует, так как срок их действия истек. Поэтому сейчас гостиницы вправе самостоятельно разработать форму бланка, которую они намерены применять в своей деятельности. В разработанном счете гостиницы должны быть указаны время проживания командированного, стоимость проживания в день и за весь период, а также стоять отметка об оплате услуг гостиницы. Счет должен быть подписан уполномоченными лицами и заверен печатью. Для упрощения работы, компания и сейчас может применять счет по форме 3-Г, только теперь он должен быть дополнен кассовым чеком.

Если в счете гостиницы отдельной строкой указана стоимость питания (обычно завтраков), имейте в виду: эти затраты организация не сможет включить в стоимость проживания, поскольку они возмещаются за счет суточных.

Возвращаясь из заграничной командировки, сотрудник организации сдает в качестве документа, подтверждающего расходы на проживание, инвойс (invoice – счет) иностранного отеля. Не смотря на то, что по счету можно идентифицировать фамилию сотрудника и определить стоимость проживания, официальные органы настаивают на переводе счета на русский язык (письмо Минфина России от 16.02.09 г. № 03-03-05/23).

Статьей 68 Конституции Российской Федерации установлено, что государственным языком Российской Федерации на всей ее территории является русский язык.

В соответствии с п. 1 ст. 16 Закона Российской Федерации от 25.10.91 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» на территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

Согласно п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 г. № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык.

При этом действующее российское законодательство не регламентирует порядок выполнения перевода таких документов, следовательно, перевод может быть сделан как профессиональным переводчиком так и самим налогоплательщиком (специалистом организации). Такой вывод содержится в письме Минфина России от 3.11.09 г. № 03-03-06/1/725.

Аренда квартиры

Как правило, командированные сотрудники проживают в гостиницах. Однако если сотрудники неоднократно направляются в командировку в один и тот же населенный пункт, то организация может для своего удобства арендовать квартиру или дом.

Подтверждением наличия арендных правоотношений будет выступать договор аренды, заключать его необходимо от имени организации. Если хотя бы одной из сторон договора аренды является юридическое лицо, договор должен быть заключен в письменной форме (п. 1 ст. 609 ГК РФ). При заключении договора аренды на срок от года и более, он в соответствии с действующим гражданским законодательством подлежит обязательной регистрации (ст. 609 и ст. 651 ГК РФ).

Факт передачи жилого помещения в аренду подтверждается передаточным актом.