Порядок применения бухгалтерских справок в бухгалтерском и налоговом учете

20.04.2011
Автор: Ильинова Татьяна Алексеевна
Тематика:

Sorry, this entry is only available in Russian. For the sake of viewer convenience, the content is shown below in the alternative language. You may click the link to switch the active language.

Журнал “Налоговый учет для бухгалтера”, №4, апрель 2011 г.

Бухгалтерская справка представляет собой внутренний документ, предназначенный для того, чтобы исправить ошибки в учете, подтвердить ту или иную операцию, для которой не предусмотрены унифицированные формы первичных документов, скорректировать данные бухгалтерского учета для налогового или вести раздельный учет. Правильно оформленный документ убережет компанию от проблем с налоговиками и поможет доказать свои права в случае возникновения разногласий, в том числе и в судебном порядке.

О том, что бухгалтерская справка является первичным документом, можно догадаться только по косвенным признакам. Напрямую это не прописано ни в одном нормативном документе. Косвенно об этом говорится в ст. 313 НК РФ, которая относит бухгалтерскую справку к документам, подтверждающим данные налогового учета. Унифицированной формы документа нет. Поэтому, чтобы операции на ее основании можно было отразить в учете, бухгалтерская справка должна содержать все обязательные реквизиты, утвержденные законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», а именно:

  • наименование документа;
  • дату составления документа;
  • наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  • наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • личные подписи указанных лиц.

Компании сами разрабатывают такой бланк и указывают его в учетной политике по бухгалтерскому учету. Обычно справку пишут на простом листе бумаги формата А4 и подкалывают либо к тем документам, которые она поясняет, либо заводят отдельную папку «Бухгалтерские справки» по каждому кварталу отдельно и держат их там.

Бухгалтер самостоятельно решает, что именно и насколько подробно будет отражено в справке. Однако лучше включать как можно больше информации. Ограничившись одной проводкой, исправляющей ошибку, вы можете впоследствии не вспомнить, по какой причине вы это делали: придется поднимать документы, а это лишний труд.

Итак, мы рассмотрим ряд операций, при которых необходимо составить бухгалтерские справки.

Необходимость внесения исправлений

Исправления в учет вносятся из-за выявленных ошибок или неточностей. Порядок внесения исправлений в бухгалтерском учете теперь закреплен в Положении по бухгалтерскому учету «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности» (ПБУ 22/2010), утвержденным приказом Минфина России от 28.06.2010 № 63н, и варьируется в зависимости от существенности ошибки.

Ошибка признается существенной, если она в отдельности или в совокупности с другими ошибками за один и тот же отчетный период может повлиять на экономические решения пользователей, принимаемые ими на основе бухгалтерской отчетности, составленной за этот отчетный период. Существенность ошибки организация определяет самостоятельно, исходя как из величины, так и характера соответствующей статьи (статей) бухгалтерской отчетности.

Несущественные ошибки исправляются в следующем порядке:

  • выявленная до окончания отчетного года – записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного года, в котором выявлена ошибка (п. 5 ПБУ 22/2010);
  • выявленная после окончания отчетного года, но до даты подписания бухгалтерской отчетности за этот год – записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета за декабрь отчетного года (года, за который составляется годовая бухгалтерская отчетность) (п. 6 ПБУ 22/2010).

Ошибка предшествующего отчетного года, не являющаяся существенной, выявленная после даты подписания бухгалтерской отчетности за этот год, исправляется записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного года, в котором выявлена ошибка. Прибыль или убыток, возникшие в результате исправления указанной ошибки, отражаются в составе прочих доходов или расходов текущего отчетного периода (п. 14 ПБУ 2/2010).

Существенные ошибки исправляются в следующем порядке:

  • выявленная до окончания отчетного года — записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного года, в котором выявлена ошибка (п. 5 ПБУ 22/2010);
  • выявленная после окончания отчетного года, но до даты подписания бухгалтерской отчетности за этот год — записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета за декабрь отчетного года (года, за который составляется годовая бухгалтерская отчетность) (п. 6 ПБУ 22/2010);
  • выявленная после подписания годовой отчетности, но до ее представления акционерам акционерного общества или участникам общества с ограниченной ответственностью, органам, осуществляющим права собственника, и в иные уполномоченные органы исправляется записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета за декабрь отчетного года (года, за который составляется годовая бухгалтерская отчетность (п. 7 ПБУ 22/2010);
  • выявленная после подписания и представления годовой отчетности акционерам акционерного общества или участникам общества с ограниченной ответственностью, органам, осуществляющим права собственника, и в иные уполномоченные органы, но до даты ее утверждения собственниками исправляется записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета за декабрь отчетного года (года, за который составляется годовая бухгалтерская отчетность) (п. 8 ПБУ 22/2010).

Ошибка, выявленная после утверждения годовой отчетности собственниками, исправляется записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в периоде ее обнаружения (в текущем отчетном периоде). При этом корреспондирующим счетом в записях является счет учета нераспределенной прибыли (непокрытого убытка).

В законе о бухгалтерском учете определено, что исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления. Следовательно, чтобы выполнить данное требование законодательства, бухгалтеру необходимо составить документ, на основании которого будет исправлена выявленная ошибка.

Таким документом может стать бухгалтерская справка, в которой бухгалтер сможет указать причины, по которым возникла ошибка, пояснить смысл вносимых в учет исправлений и изменений, указать корреспонденцию счетов и суммы. На основании этого документа бухгалтер делает корректирующие записи на счета учета текущей датой, которая указана в справке.

Различают два основных способа внесения исправлений. Если стоимостные показатели операции необходимо вследствие выявленного искажения увеличить, при этом ошибочно указана именно сумма первоначальной записи, а не сама проводка в учете, применяется способ дополнительных записей.

Исправление производится путем внесения дополнительной записи с той же корреспонденцией счетов на сумму разницы между правильной суммой операции и суммой, отраженной предыдущей проводкой.

Если же сумма завышена или использована неверная корреспонденция счетов для исправления, применяется метод «красного сторно».

Ошибки, обнаруженные в бухгалтерском учете и отчетности, как правило, влияют на налогообложение. Налоговая отчетность корректируется иначе, чем бухгалтерская. В отличие от бухгалтерского учета, в котором ошибка правится в периоде ее обнаружения, в налоговом учете необходимо поправить период возникновения ошибки (ст. 54, 81 НК РФ). Исправление ошибки в налоговой отчетности в том периоде, когда она была обнаружена, допускается только в случаях, когда невозможно определить период совершения ошибки, и с 2010 г. еще и в случае, когда в силу ошибки налогооблагаемая база оказалась завышена и ошибки, по сути, привели к переплате налога.

При обнаружении ошибки в налоговых расчетах необходимо сдать уточненную декларацию за тот период, в котором эта ошибка совершена. Уточненная налоговая декларация (расчет) представляется в налоговый орган по форме, действовавшей в налоговый период, за который вносятся соответствующие изменения. Кроме того, может возникнуть необходимость уплатить налог, если после внесения изменений возникло дополнительное налоговое обязательство.

Если организацией выявлена ошибка, влияющая на исчисление НДС, помимо составления уточненной декларации, как правило, возникает необходимость внесения исправления в книгу покупок или в книгу продаж, для чего оформляются дополнительные листы книги покупок или книги продаж в соответствии с Правилами ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденными постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914. Количество дополнительных листов, которые могут прилагаться к книге продаж или книге покупок за один налоговый период, так же, как и количество уточненных деклараций, не ограничено.

Необходимость дополнительных расчетов

Например, от одного поставщика поступает товар различной номенклатуры. А стоимость доставки в товаросопроводительных документах указана одной суммой. Для учета необходимо выделить стоимость доставки по каждому товару отдельно. Для этого также составляется бухгалтерская справка, где высчитывается стоимость доставки каждой единицы товара. В дальнейшем данный документ позволит подтвердить, каким образом определена стоимость доставки каждого вида товара.

Если говорить о подтверждении дополнительных расчетов, наиболее частными случаями, когда применяются бухгалтерские справки, можно считать:

  • ведение раздельного учета по НДС и налогу на прибыль
  • расчет предельного норматива в расходах налогового учета – это прежде всего норматив представительских расходов, процентов по кредиту, рекламных расходов;
  • расчет стоимости сотовой связи, возмещаемой сотрудником.

Услуги сотовой связи

Одним из случаев, когда подтвердить расчет поможет бухгалтерская справка, является учет расходов на услуги сотовой связи.

Без сотовой связи сейчас вряд ли обходится хотя бы одна организация. Ее использование определенной категорией сотрудников делает организацию более мобильной. Это способствует привлечению новых партнеров, заключению новых выгодных контрактов и в конечном итоге положительно влияет на финансовый результат предприятия в целом.

При условии документального подтверждения и экономической обоснованности расходы на сотовую связь учитываются при исчислении налога на прибыль в составе прочих расходов по ст. 264 НК РФ.

Для того чтобы подтвердить расходы на оплату сотовой связи в целях исчисления налога на прибыль, организация должна иметь в наличии:

  1. Утвержденный руководителем список работников, которые в силу исполняемых ими должностных обязанностей и разъездного характера работы пользуются сотовой связью. Как правило, данный перечень утверждается руководителем предприятия на основании приказа, в котором отражаются номера мобильных телефонов, закрепленных за конкретными сотрудниками. Также в этом документе работодатель может установить список базовых телефонных номеров абонентов, связь с которыми осуществляется в рамках производственной деятельности.
  2. Договор с оператором сотовой связи на обслуживание соответствующих телефонных номеров.
  3. Детализированные счета, полученные от оператора сотовой связи, – расшифровки переговоров.
  4. Приказ об установлении лимита расходов на связь.
  5. Бухгалтерская справка-расчет сверхлимитных переговоров.

Распечатки переговоров содержат информацию о том, с какого телефонного номера и на какой был произведен звонок, дату звонка, его продолжительность и стоимость согласно действующему тарифу. Даже если фирма получит от оператора связи распечатку, в ней не будет сказано, какие переговоры являются личными, а какие служебными. Разбираться с номерами телефонов компании придется самостоятельно. Работнику придется помнить и учитывать все номера телефонов, по которым он звонил, они должны соответствовать списку из распоряжения руководителя. На таком неудобном способе учета расходов на сотовую связь настаивают контролирующие органы.

Хотя в одном из последних писем по этому вопросу в начале 2009 г. Минфин (в письме от 19.01.2009 № 03-03-07) указал, что для работников может быть установлен лимит расходов на использование сотовой связи, превышение которого подлежит возмещению организации работником за счет его собственных средств. В этом случае сумма превышения работником установленного лимита будет учитываться в составе прочих расходов для целей налогообложения только после возмещения работником организации указанных затрат. При этом сумма возмещения, уплачиваемая работником, будет учитываться для целей налогообложения в доходах от реализации.

Преимущество такого способа в том, что достаточно один раз на основании среднестатистического и обоснованного расчета установить предел стоимости звонков сотрудников по телефону — и в дальнейшем необходимо будет сравнивать фактически произведенные расходы с установленным лимитом. Это, конечно, менее трудоемко, чем анализ всех номеров и разговоров из распечаток операторов сотовой связи.

Бухгалтерская справка в данной ситуации нужна для подтверждения сумм, возмещаемых сотрудником. В справке, как правило, указываются:

  • лимит на конкретных сотрудников согласно приказу руководителя;
  • фактически произведенные расходы, согласно распечатке оператора связи;
  • рассчитывается величина превышения;
  • бухгалтерские проводки по расходам в пределах лимита и сверхлимитным возмещаемым сотрудниками переговорам.
Тематика

Sorry, this entry is only available in Russian. For the sake of viewer convenience, the content is shown below in the alternative language. You may click the link to switch the active language.

 

Sorry, this entry is only available in Russian. For the sake of viewer convenience, the content is shown below in the alternative language. You may click the link to switch the active language.

Ведомости

Sorry, this entry is only available in Russian. For the sake of viewer convenience, the content is shown below in the alternative language. You may click the link to switch the active language.

Кадровое Дело

Sorry, this entry is only available in Russian. For the sake of viewer convenience, the content is shown below in the alternative language. You may click the link to switch the active language.

Belwest

Sorry, this entry is only available in Russian. For the sake of viewer convenience, the content is shown below in the alternative language. You may click the link to switch the active language.

Деловая россия

Sorry, this entry is only available in Russian. For the sake of viewer convenience, the content is shown below in the alternative language. You may click the link to switch the active language.

Мое дело
 

Sorry, this entry is only available in Russian. For the sake of viewer convenience, the content is shown below in the alternative language. You may click the link to switch the active language.

Ведомости

Sorry, this entry is only available in Russian. For the sake of viewer convenience, the content is shown below in the alternative language. You may click the link to switch the active language.

Кадровое Дело

Sorry, this entry is only available in Russian. For the sake of viewer convenience, the content is shown below in the alternative language. You may click the link to switch the active language.

Belwest

 

×

Принять участие

 

Или оставьте свои контактные данные и мы вам перезвоним в течении 15 минут

Нажимая кнопку "Отправить" я даю согласие на обработку персональных данных и соглашаюсь с Политикой конфиденциальности.