К чему приводят ошибки в документах

Часто ли Вы, будучи руководителем компании, обращаете внимание на такие мелочи, как, например, отсутствие подписей контрагента на счете-фактуре? Всегда ли внимательно читаете договоры с партнерами, составленные Вашими юристами? Контролируете ли бухгалтерию на предмет наличия всех бумаг?

Сразу оговорюсь: конечно, следить за тем, чтобы все документы были в порядке и на месте, должен Ваш главный бухгалтер, а грамотно составлять договоры – обязанность юриста. Но оплошности в первичке или ошибки в договоре (равно как и отсутствие документов) могут создать Вашей компании серьезные проблемы. Чтобы мелкие промахи не обернулись большими финансовыми потерями, Генеральный Директор должен знать о возможных последствиях и уметь предотвращать их.

Все ошибки в документах условно можно разделить на две группы, когда хозяйственная операция:

• Не оформлена документами вообще;
• Оформлена, но с нарушением порядка заполнения документов (заполнены не все поля, реквизиты и пр.)

Документы отсутствуют

Сначала рассмотрим, что ждет компанию и ее Генерального Директора, если какой-либо необходимый документ отсутствует. Российское законодательство требует, чтобы Хозяйственные Операции фирмы оформлялись первичными документами (актами, накладными и т. п.), а сделки (по крайней мере, большинство из них) сопровождались договорами. Решения и опыт юридическая служба Какие штрафы грозят компании, если какой-либо документ отсутствует Кто в компании «Алтика» отвечает за правильность оформления документов Каковы последствия ошибок в бухгалтерских документах и в договорах Какая формулировка договора позволила оштрафовать за срыв сроков поставки одно из предприятий холдинга Cost Managient Group, хотя виновата в этом была другая компания Пример из судебной практики: как ошибка в накладной увеличила налог на прибыль компании

Если нет бухгалтерских документов

1. Штрафы. Не обнаружив какие-либо первичные документы (акты, накладные и т. п.) или счета-фактуры, налоговики сочтут это грубым нарушением правил учета доходов, расходов или объектов налого¬обложения. Если это будет выявлено при выездной проверке, то Вашу компанию оштрафуют по статье 120 Налогового кодекса. Сумма штрафа составит 5 тыс. руб. (если нарушение совершено в одном налоговом периоде) и 15 тыс. руб. (если нарушение Вы совершали в течение нескольких налоговых периодов). Имейте в виду что эти санкции применят к Вашей компании, если нарушение не привело к недоплате налогов. Если же из-за отсутствия документа оказалось, что Ваше предприятие занизило облагаемую базу по тому или иному налогу (например, Вы применили вычет по НДС, не имея входящего счета-фактуры), то штраф составит уже десять процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 тыс. руб. (см. ниже: Каковы последствия ошибок в бухгалтерских документах). Кроме того, за грубое нарушение правил учета предусмотрена административная ответственность по статье 15.11 КоАП. Должностных лиц компании (Генерального Директора и главбуха) могут оштрафовать на сумму от двух тысяч до трех тысяч рублей.

2. Переплата налогов. Отсутствие актов о выполнении работ и накладных на поставленный товар не позволяет учесть понесенные Ваш фирмой затраты при налогообложении прибыли. Что касается счета-фактуры, то в соответствии со статьей 169 НК РФ это единственный документ, который позволяет принять к вычету входной НДС (см., например, постановление ФАС Волго-Вятского округа от 30.08.2007 №А43-36662/2006-31-1051). Иными словами, из-за отсутствия документов Ваша фирма будет переплачивать налоги.

3. Невозможность предъявить претензию партнеру. Если у Вашей компании нет документа, подтверждающего выполнение сторонами договора своих обязательств, будет довольно сложно предъявить претензию партнеру. Например, по договору поставщик обязан отгрузить Вам определенное количество товара. Товар доставили, а накладную не довезли. Кладовщик, принимая товар, тоже не потрудился составить документы. Вскоре выяснилось, что фактически Вы получили меньшее количество продукции, чем положено по договору. Но, поскольку никакого (подтверждающего документа (с подписями сдавшей и принявшей стоpоныl) у Вас нет, доказать недопоставку будет практически невозможно.

4. Сложности при привлечении инвесторов. Приведу пример: крупная розничная сеть собирается привлечь иностранного партнера. Для этого необходимо провести экспертную оценку активов компании, сделать анализ ее финансового состояния — организовать due diligence. Выясняется, что возможность такой оценки полностью отсутствует. Сеть сформирована из 30 индивидуальных предпринимателей, за каждым из которых значится пара супермаркетов с оборотом 5-10 млн. долл. США. Соответственно, бухгалтерской документации практически нет, учет ведется на пальцах, а для того чтобы привести отчетность в порядок, аудиторам понадобится не один год. Надо ли говорить, что при таком подходе ни о каком иностранном инвесторе и речи быть не может.

Рассказывает практик

Владимир Калинин, Заместитель председателя правления компании Cost Managient Group, Москва

Руководителю предприятия надо назначить ответственных за оформление документов и закрепить это в приказе. Нельзя допускать халатного отношения подчиненных к представлению актов, счетов и т. п. Такое отношение, во-первых, расхолаживает персонал, во-вторых, может привести к санкциям со стороны контролирующих органов. При налоговой проверке можно получить штраф даже при отсутствии документа на малую сумму. Ошибка в документе ослабит и Вашу позицию в суде в случае разбирательства с партнером: отсутствие той или иной бумаги может растянуть судебный процесс до бесконечности.

Приведу пример из собственной практики. Поставщик отгрузил нам некачественные материалы, и нам пришлось обратиться в арбитражный суд. Собирая документы, мы обнаружили, что факсимильная копия акта приемки-передачи материалов содержит ошибку, а подлинника у нас не было. Документ был необходим, поскольку в договоре ответственность за качество была связана с моментом получения и подписанием акта приемки-передачи товара. Без правильно оформленного акта ничего доказать было невозможно. Бумагу мы, конечно, восстановили и процесс выиграли, но это потребовало времени и нервов.

Если нет договоров с партнерами

Гражданское законодательство требует, чтобы юридические лица заключали свои сделки в «простой письменной форме» (ст. 161 ГК РФ). Это означает, что отношения с фирмами-партнерами (поставщиками, покупателями и т. п.) нужно оформлять письменным договором. В противном случае сделка может быть признана недействительной (ст. 162 ГК РФ). И тогда каждая из сторон будет обязана возвратить контрагенту все полученное по сделке (ст. 167 ГК РФ).

Экспертное мнение

Вадим Ткаченко, Главный юрист группы компаний «Градиент Альфа», Москва

Конечно, наличие письменного договора между юридическими лицами — это норма. Однако на практике, к сожалению, такая идеальная ситуация встречается не всегда. Происходит это по разным причинам:

1. Стороны просто не захотели заключать договор, а свои взаиморасчеты производят на основании выставленных счетов, товарных накладных и иной первичной документации.

2. Стороны не успели заключить договор в силу разных обстоятельств (нехватки времени, срочности поставки, из-за временного отсутствия Генерального Директора и т. д.).

3. Одна или обе стороны утеряли договор. Какова бы ни была причина отсутствия договора, его необходимо восстановить. Причем в первых двух случаях заключение договора задним числом, как это часто делают на практике, юридически некорректно. Поэтому, если стороны вовремя не захотели или не успели оформить договор, документ нужно подписать реальным числом и придать ему обратную силу. Если же речь идет об утере договора, то его необходимо восстановить в первоначальном виде и подписать заново. При этом следует помнить два правила:

• восстановленный договор должен иметь все реквизиты старого документа, в том числе номер, дату и т. п.;
• он должен быть подписан теми же людьми, которые подписывали старый договор.

Говорит Генеральный Директор

Игорь Тарасов, Генеральный Директор и собственник 000 «Алтика», Казань

За правильность оформления документов, за их своевременное поступление в компанию у нас отвечают коммерческий директор, менеджеры и бухгалтер. Поставщикам и покупателям мы предлагаем текст договора, разработанный нашими юристами на основе судебной практики. Контрагенты, как правило, подписывают наш вариант договора или в случае несогласия с какими-либо его положениями – присылают протокол разношласий. Если партнер заинтересован в получении от нас продукции, мы всегда заключаем обоюдовыгод¬ный контракт. Не помню случая, когда не удалось бы найти с поку¬пателем общий язык.

Наша компания отгружает продукцию в различные регионы России, включая Дальний Восток. Поэтому иногда возникают сложности с возвратом покупателями накладных, счетов-фактур (как известно, без этих документов принять к вычету НДС нельзя). Чтобы быть уверенными, что транспортная компания заберет эти документы у по¬купателя и доставит их нам, мы стали оплачивать транспортные услуги после того, как получим на руки накладные и счета-фактуры с отметкой о приемке нашего товара покупателем.

В целом в процессе проверки документов я не участвую. До 15-го числа каждого месяца бухгалтер проверяет соответствие всех документов на отгрузку продукции документам, поступившим от покупа¬телей. Если какого-либо документа не хватает, то он обращается к менеджеру, ответственному за работу с данным покупателем. Я вмешиваюсь в процесс, только если возникает какой-либо спор. Однако происходит это крайне редко.

Если документ оформлен неверно

Каковы последствия ошибок в бухгалтерских документах

Если в первичных документах или счетах-фактурах содержатся ошибки, Вашу компанию, как и в случае отсутствия документов, могут наказать за неуплату налогов. Например, поставщик продал Вам материалы, которые Вы использовали в производстве. На эти материалы Вашей компании выставили счет-фактуру, в котором забыли указать какой-либо обязательный реквизит (наименование, адрес грузоотправителя). При проверке налоговики решат, что предприятие не имеет права на вычет НДС по такому документу. Если же бухгалтер вычет все же применил и уменьшил НДС, то компанию оштрафуют за недоплату налога.

Или другой пример: партнер оказал Вашей компании какие-либо услуги. Стоимость этих услуг бухгалтер учел при налогообложении прибыли. Однако акт сдачи-приемки был составлен с нарушениями, что и обнаружили сотрудники ФНС во время проверки. Поскольку акт оформлен неверно, контролеры сочтут Ваши затраты документально не подтвержденными и исключат стоимость услуг из состава расходов. А раз фирма завысила затраты, то, как решат чиновники, она занизила прибыль и, следовательно, не доплатила налог (см. Ошибка в накладной увеличила налог на прибыль). Санкции за неуплату или недоплату налога предусмотрены статьей 122 Налогового кодекса РФ. Штраф по этой статье составляет 20 процентов от неуплаченной суммы. А если инспекторы докажут, что Ваше предприятие не уплатило налог умышленно, то штраф возрастет до 40 процентов от суммы недоимки.

Надо сказать, что в данном случае может подойти и формулировка пункта 3 статьи 120 Налогового кодекса — грубое нарушение правил учета, повлекшее занижение налоговой базы (штраф — 10 процентов от суммы недоплаты, но не менее 15 тыс. руб.), — ведь речь идет о неверном оформлении бухгалтерских документов, а это и есть нарушение правил бухучета. Однако на практике ответственность по статье 120 НК РФ за недочеты в бумагах (а не за их отсутствие), как правило, не применяется (см. также: Штрафовать за оано и то же дважды нельзя).

Помимо штрафа с суммы, на которую Вы, не желая того, занизили налог, придется заплатить и пени. Они составят 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый календарный день просрочки. Кроме того, с Вас, разумеется, взыщут и саму сумму недоимки.

На практике, к сожалению, очень распространены самые обидные ошибки — опечатки, допущенные из-за невнимательности при оформлении платежных документов. В этом случае деньги, перечисленные с Вашего расчетного счета, могут так и не поступить к кредитору (или попасть к нему с опозданием). Вы не только испортите отноше¬ния с партнером — к Вам вполне могут применить санкции за нару¬шение условий договора.

Если речь идет о налоговых платежах, то последствия могут быть еще серьезнее. Дело в том, что, прежде чем поступить в бюджет, уплаченные налоги попадают на счета Федерального казначейства. Если в налоговом платежном поручении допущена ошибка, то казначейство отнесет платеж к невыясненным поступлениям. И пока платеж числится в разряде невыясненных (а это может продолжаться достаточно долго), считается, что налог Ваше предприятие не заплатило. Соответственно, срок уплаты будет нарушен, значит, начислят пени. А в ряде случаев (например, когда в платежке указан неверный КБК) налог придется платить заново, к тому же компанию могут еще и оштрафовать по статье 122 НК РФ. Подробнее об этом Вы можете узнать у своего бухгалтера.

Еще одна типичная ошибка – подписание документа не уполномо¬ченным на то лицом. Любые бумаги (акты о выполнении работ, накладные, счета и т. п.) должен подписывать руководитель или люди, уполномоченные им. Документ, подписанный другим человеком, не обладает юридической силой. Такая бумага не может быть принята как доказательство в арбитражном суде и, как следствие, служить основанием для взыскания санкций с контрагента.

Например, компания выполняет для заказчика подрядные работы. Акты о приемке выполненных работ от лица заказчика подписывает некто, именуемый руководителем строительства. Его полномочия на подписание документов от имени заказчика подрядчик не проверяет. Впоследствии, когда он обращается в суд с требованием о взыскании стоимости выполненных работ, выясняется, что так называемый руководитель строительства лишь оказывал заказчику услуги по проектированию и никаких полномочий на приемку работ не имел. В результате подрядчику в иске отказывают.

Каковы последствия ошибок в договорах

Ошибки в договорах можно условно разделить на следующие группы: технические ошибки и неточности, смысловые ошибки и юридические ошибки.

Технические ошибки — это всякого рода описки, опечатки, арифметические ошибки и т. д. Под неточностями можно понимать неправильное толкование или неуместное использование экономических и бухгалтерских терминов; некорректный перевод текста договора с языка оригинала на русский язык; использование понятий, имеющих иной или двойственный смысл. К смысловым ошибкам можно отнести случаи, когда в договоре неверно отражаются действительные намерения сторон. Например, когда для заключения договора используется типовая форма, но большинство оговоренных условий стороны с самого начала выполнять не намере¬ны.

К смысловым ошибкам также приводит нечеткость формулировок, когда в договоре написано одно, а фактически стороны имели в виду совсем другое.

Юридические ошибки — это случаи, когда условия договора противо¬речат требованиям законодательства или не соответствуют интересам компании.

Рассказывает практик

Владимир Калинин Заместитель председателя правления компании Cost Managient Group, Москва

В нашей практике был случай, который, на мой взгляд, наиболее ярко характеризует несоответствие условий договора интересам фирмы. Одно из предприятий нашего холдинга тесно сотрудничает с нефтяными компаниями, для которых поставляет оборудование. Данное оборудование можно перевозить только по железной дороге. Однажды по вине перевозчика (железной дороги) были сорваны сроки очередной поставки. Однако покупатель предъявил претен¬зии нам. Виной тому послужил пункт договора, где было сказано, что обязанность по поставке считается исполненной в момент передачи оборудования грузополучателю в пункте назначения. Таким образом получалось, что мы отвечали за поставку вплоть до момента отгрузки оборудования покупателю. В результате пришлось заплатить нефтяной компании крупный штраф, а претензии к железной дороге были предъявлены минимальные. Если бы мы были ответственны за оборудование только до передачи его в пункт от- правления, исход дела оказался бы другим.

Наиболее грубая юридическая ошибка — подписание договора неуполномоченным лицом. Например, в шапке договора указана одна фамилия, а внизу стоит подпись совсем другого лица. Скажем, в шапке указано: «…В лице Генерального Директора Иванова…», а под реквизитами стоит подпись коммерческого директора Петрова. Из-за подобного недочета сделку могут признать недействительной.

Рассказывает практик

Владимир Калинин Заместитель председателя правления компании Cost Managient Group, Москва

Основными поводами для признания сделки недействительной могут стать:

• ошибки описательной части (неправильное написание названий контрагентов, ошибочные реквизиты и т. д.). Для их предотвращения рекомендую просить у партнеров все регистрационные и учредительные документы (копии) и по возможности проверять данные по общедоступным базам;
• истечение полномочий лица, подписавшего договор;
• нарушение положениями договора законодательства РФ (например, дарение между коммерческими компаниями);
• подписание договора с компанией, не имеющей лицензии на определенную деятельность;
• подписание так называемой мнимой сделки, то есть сделки, совершенной для вида.

Как предотвратить ошибки в документах

Полностью исключить ошибки, конечно, не удастся. А вот свести их к минимуму вполне возможно. Наиболее действенная мера — включить в трудовой договор с главбухом условия о его материальной ответственности за причинение ущерба предприятию (ст. 243 ТК РФ). Такой пункт обязывает бухгалтера возместить Вам ущерб, в частности, от санкций из-за первичных документов, противоречащих нормам законодательства, но принятых главбухом.

Не лишними будут и периодические аудиторские проверки первичной документации. Если у Вас есть служба внутреннего аудита, она может проводить такие ревизии ежемесячно. Если же речь идет о привлеченных аудиторах, проверки можно делать, например, раз в полугодие.

В свою очередь и главбух вправе требовать от других сотрудников (менеджеров, кладовщиков) правильно и своевременно оформлять документы. Такое право дает ему статья 7 Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Вы же должны оказы¬вать ему всяческое содействие: главный бухгалтер отвечает за правильное ведение учета, а ответственность за его организацию несете Вы.

Теперь о договорах. Как добиться, чтобы договоры оформлялись правильно, на что обратить внимание в первую очередь? Если найти в договоре технические или смысловые ошибки может любой менеджер, то следить за отсутствием юридических ошибок должен юрист. Поэтому лучше, если каждый договор будет визировать юридическая служба компании, предварительно подвергнув его правовому анализу.