115280, г. Москва,
1-й Автозаводский проезд,
д. 4, к. 1.

«Как не оказаться крайним из-за своего поставщика»

15.11.2021

Роман Самилло
заместитель руководителя Департамента аудита АКГ «Градиент Альфа»

написать автору статьи >>>

Как не оказаться крайним из-за своего поставщика

На примере крупной строительной компании, привлекающей значительное количество региональных подрядчиков, разберем опыт оценки и минимизации налоговых рисков. В данном проекте, наша задача, как внешних аудиторов, состояла в оценке налоговых рисков в работе с контрагентами и разработке рекомендаций по их нивелированию.

Наша работа строится в несколько этапов.

1 этап: Изучение системы отбора контрагентов.

Работа начинается с изучения формальной системы выбора контрагентов компании. Анализируются внутренние документы, регламентирующие выбор контрагентов – это регламент, положение или иной внутренний документ. Определяется, насколько это положение соответствует последней практике и тенденциям налогового контроля.

Далее с ответственными должностными лицами проводятся интервьюирования. Анализируются досье контрагентов, собранные самой компанией, изучается внутренняя и внешняя переписка.

И затем сопоставляется насколько практика соответствует тем формальным процедурам, которые компания сама закрепила во внутренних документах.

В данном кейсе мы увидели нетипичную ситуацию — при отсутствии формализованного регламента, фактически проводилась серьезная работа по отбору контрагентов.

В организации сложилось следующее распределение обязанностей при принятии решения о работы с контрагентом: сотрудники электронной торговой площадки ответственны за сбор необходимых документов, а менеджер проекта и юристы уже на их основании принимают решение о начале работы.

В итоге, к разным контрагентам применяется свой подход. По одним контрагентам, при отсутствии ресурсов, юрист в листе согласования ставит отметку «согласовано», по другим отметку «вызывает сомнение достаточности персонала для выполнения работы» и при этом договор все равно заключается.

Непрозрачность принятия решения играет против компании. Проверяющие могут посчитать, что в отношении определенных контрагентов общество фиксировало лишь положительные факты, игнорируя отрицательные.

2 этап: Проверка контрагентов по открытым источникам

Используются различные официальные, в том числе государственные, реестры, платные сервисы, СМИ, соцсети, сайт поставщика, информация об участии в выставках и т.п. Особое внимание уделяется наличию специфических для соответствующей отрасли допусков, лицензий, ресурсов.

Задача второго этапа протестировать на возможность применения концепции «должен был знать», то есть мог ли налогоплательщик из открытых источников получить информацию о том, что поставщик не является добросовестной компанией.

Независимо от того, что инспектор может увидеть в дереве связей в АСК НДС-2 во 2, 3 и далее звеньях, важно установить мог ли сделать тоже самое налогоплательщик.

Подробнее о подходах налоговых органов в спорах с участием «технических компаний».

Если у налогоплательщика на руках есть доказательства, что он предпринял все разумные усилия, чтобы убедиться в порядочности поставщика и наличии у него ресурсов, то у него есть все шансы отстоять свою правоту.

На данном этапе, мы делим контрагентов по степени надежности на три группы.

Первая группа — белые» публичные компании, которые глубоко не анализируются.

Вторая «черная» группа — откровенно сомнительные компании, имеющие отрицательные пометки в государственных реестрах, не обладающие ресурсами, созданные непосредственно перед сделкой и т.д. Какими документами здесь не обкладывайся, доказать проявление осмотрительности будет невозможно.

Самая спорная — «серая» категория контрагентов, в отношении которых отсутствуют негативные маркеры, но и наличие ресурсов у которых вызывает сомнения. Как правило, это молодой или не очень молодой малый бизнес, который не обладает существенными ресурсами или штатом, но при этом ведет реальную деятельность.

3 этап: Проверка «в полях» или инвентаризация.

Для минимизации рисков, компания сама должна выстраивать систему мониторинга непосредственного выполнения работ подрядчиками. Это может быть система пропусков, фото- и видео- фиксация въезжающего транспорта и спецтехники.

Необходимость проведения данного этапа и его объем всегда определяется индивидуально и зависит от вида деятельности. В данном проекте мы выезжали на объект:

— анализировали перечень выданных пропусков, журналы въезда транспорта на стройплощадку;

— сопоставляли подрядчиков и фактически выполняемые ими работы с графиками и видами работ, установленными в договорах;

— сверяли фактическое количество работников каждого подрядчика с их численностью и данными предоставленными самими подрядчиками;

— разговаривали с рабочими, выясняя в какой организации они работают на основании какого договора.

В результате выявлено, что два подрядчика привлекали часть рабочих, без оформления с ними каких-либо договоров. Рабочие в беседе верно называли подрядчика, на которого они работают и их руководителя, но неофициально подтверждали, что работают без заключения договора.

Были выявлены и технические ошибки. Сотрудники одного из подрядчиков в ежедневных отчетах для конечного заказчика отражались как сотрудники самого генерального подрядчика. Выходило, что в данное время подрядчик не работал, а акт о выполнении работ с ним подписали.

Выявленные факты были доведены до руководства генподрядчика, с оценкой возможных рисков и рекомендациями по их нивелированию и дальнейшим действиям.

Предложенные решения

  1. Принять положение, в котором закрепить процедуру, ответственных лиц и критерии отбора подрядчиков. Положение должно предусматривать вариативность для различных ситуаций и поставщиков. Например, различный объем проверочных процедур и документов в зависимости от существенности предполагаемых сделок. Это позволит исключить субъективный фактор и влияние компетенций отдельных сотрудников на выбор контрагентов.
  2. Переоформить внутренние документы, указав реального исполнителя работ. Нельзя исключать, что документы оперативного учета попадут в руки проверяющих и в таком случае, расхождение легко может привести к снятию расходов и вычетов.
  3. В случае с привлечением подрядчиками рабочих без оформления с ними договоров, риск перекладки налоговых последствий с подрядчиков на налогоплательщика оценен как несущественный. Заказчик собрал достаточный пакет документов, подтверждающих наличие опыта и ресурсов у контрагентов. Подрядчики существовали длительное время, имели опыт выполнения аналогичных работ, подтвержденный рекомендательными письмами, имели несколько выполненных государственных контрактов, ресурсы не значительные, но все же есть. Для минимизации рисков мы рекомендовали запросить пояснения у подрядчика. Что и было сделано, и был получен ответ, что подрядчик в этом году привлек дополнительный штат в связи с увеличением объемов работ.

Подробнее об оптимизации и снижении рисков бизнеса, в том числе от работы с контрагентами.

Тематика

 

Ведомости

Кадровое Дело

Belwest

Деловая россия

Мое дело
 

Ведомости

Кадровое Дело

Belwest