Инвентаризация в торговой организации

Статья в журнале «Бухгалтерские вести», № 43, 2009

Организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности.

Необходимость проведения инвентаризации, прежде всего, установлена требованиями ст. 12 Закона РФ от 21.11.96 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

 Обязательно проводить инвентаризацию в следующих случаях:

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации или ликвидации организации;
• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

  Также, в обязанности руководителя организации входит создание условий, обеспечивающих полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки. А именно, руководитель обязан обеспечить инвентаризационную комиссию рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой.

Важно помнить, что порядок проведения инвентаризации является элементом учетной политики организации (п. 3 ст. 6 Закона РФ от 21.11.96 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете») и, соответственно, как и сама политика, должен применяться последовательно из года в год и вводиться в действие с начала финансового года.

Порядок проведения инвентаризации регламентирован Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина РФ от 13.06.95 №49 (далее Методические указания по инвентаризации).

Инвентаризационная комиссия

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Если же объемы имущества и финансовых обязательств достаточно большие, то для одновременной работы создается несколько рабочих инвентаризационных комиссий.

Персональный состав этих комиссии утверждается руководителем организации. При этом, приказ о составе комиссии должен быть зарегистрирован в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (формы № ИНВ-22, № ИНВ-23, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 №88).

В состав комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т. д.). Также, в нее можно включить представителей службы внутреннего аудита организации и независимых аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Оформление процесса инвентаризации

Итак, до начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей, которые визируются председателем комиссии с указанием «до инвентаризации на «__________» (дата)».

Материально ответственные лица и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества, должны дать расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Далее определяется фактическое наличие имущества путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

По результатам инвентаризации составляются инвентаризационные описи или акты не менее чем в двух экземплярах по форме № ИНВ-3, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 №88.

Данные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.

Наличие незаполненных строк в инвентаризационных описях не допускается, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Если объем инвентаризации большой и она проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны.

В случае выявления отклонений фактического наличия имущества от учетных данных составляются сличительные ведомости (форма ИНВ-19, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 №88). Согласно Методическим указаниям по инвентаризации суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете. В то же время, п. 29 Методические указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина РФ от 28.12.01 №119н, определено, что выявленные при инвентаризации излишки товаров должны приниматься на учет по рыночным ценам с одновременным отнесением их стоимости на финансовые результаты торговой организации. Так как данный документ принят позже, то руководствоваться при оприходовании излишков следует Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов.

Сличительные ведомости, также как и инвентаризационные описи, могут быть составлены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и вручную.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей

Товарно-материальные ценности, а том числе непосредственно сами товары, заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных. При этом, инвентаризационная комиссия в присутствии заведующего складом (иного места хранения) и прочих материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания.

Обратите внимание, внесение в описи данных об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия недопустимо. Если в момент проведения инвентаризации поступают новые товары, то они он принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии путем внесения их в отдельную опись и приходуются по реестру или товарному отчету только после завершения инвентаризации.

В случае необходимости отпуска товаров в исключительных случаях, при длительном проведении инвентаризации, он может быть отпущен с обязательным занесением в отдельную опись.

Помимо фактически находящихся в месте хранения товаров, инвентаризации подлежат ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями, а также находящиеся на складах других организаций.

По данным видам товаров проверяется обоснованность числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета путем анализа надлежаще оформленных документов.

По товарам находящимся в пути это могут быть расчетные документы поставщиков, по отгруженным товарам — копии предъявленных покупателям документов (платежные поручения, векселя) и т. п.

По каждому виду таких оснований составляются отдельные описи.

Также инвентаризации подлежит тара, она заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т. д.). На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.

Регулирование инвентаризационных разниц

В соответствии с п. 3 ст. 12 Закона РФ от 21.11.96 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация (по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете) в следующем порядке:

1. излишек имущества приходуется по рыночной стоимости, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации — на увеличение финансирования (фондов); В соответствии с п. 10.3 ПБУ 9/99 «Доходы организации», утвержденного Приказом Минфина РФ от 06.05.99 №32н рыночная стоимость подтверждается документально или путем проведения экспертизы. В налоговом учете, согласно п.20 ст. 250 НК РФ излишек имущества включается в состав внереализационных доходов;
2. недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм — на счет виновных лиц.

Убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, может быть списана только по распоряжению руководителя организации. При этом, нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач и только после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. В налоговом учете, согласно подп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ, такие недостачи списываются на материальные расходы. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

Недостачи материальных ценностей, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. Если виновные не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на издержки производства и обращения. При этом, в документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).

В налоговом учете сумма возмещения ущерба, взыскиваемая с виновника, включается во внереализационные доходы (п. 3 ст. 250 НК РФ). В случае списания потерь возникших в результате чрезвычайных ситуаций (стихийные бедствия, пожары, аварий и т. п.), их стоимость, согласно подп. 6 п.2 ст. 265 НК РФ, относится в состав внереализационных расходов.