Как не ошибиться в резидентстве сотрудника

«Налоговые споры»

С июля налоговики будут выдавать организациям, индивидуальным предпринимателям и физическим лицам документ, который подтверждает статус налогового резидента. Так называемый TAX RESIDENCY CERTIFICATE. Кто, зачем и как получает такой документ? Как стимулировать работника обратиться за ним в инспекцию?

Кто подтверждает статус и зачем

ФНС России разработала форму документа о статусе налогового резидента. Проект размещен на сайте нормативных правовых актов (ID 01/02/02-17/00062545). Документ вступит в силу в июле текущего года.

Юридическому лицу сертификат о налоговом резидентстве требуется, чтобы избежать двойного налогообложения доходов, полученных в иностранном государстве (Федеральный закон от 30.11.2016 № 401–ФЗ).

Физическое лицо документально подтверждает налоговый статус, чтобы получить освобождение от уплаты налога в иностранном государстве, в котором получен доход. Кроме того, статус налогового резидента РФ физлица учитывают российские налоговые агенты, к которым прежде всего относят работодателей. Именно работники финансовой службы компании определяют статус для ставки налога на доходы физических лиц при каждой выплате дохода.

Граждане России в подавляющем большинстве являются налоговыми резидентами, их заработную плату облагают НДФЛ по ставке 13 процентов. Если российский гражданин часто выезжает за границу, он может потерять свой статус и стать нерезидентом, поскольку при определении налогового статуса учитывают только дни фактического пребывания человека в России.

Напомним, что если в течение 12 следующих подряд месяцев человек находился в России 183 календарных дня и более, он признается налоговым резидентом, если менее 183 дней, тон является нерезидентом.

За что начислит санкции инспектор

Компания отвечает за неверно удержанную и уплаченную сумму НДФЛ, возникшую из-за неправильного определения статуса налогового резидентства работника. Поэтому он в первую очередь заинтересован в получении документа налогового органа, однозначно устанавливающего статус резидента. Если инспекция выявит, что НДФЛ удержан несвоевременно, то агенту начислят пени и штраф в размере 20 процентов от неудержанной суммы налога (ст. 75, 123 НК РФ).

Финансовые службы компаний вынуждены использовать для расчета количество дней пребывания работника на территории РФ всю возможную документацию. Потому что в действующем законодательстве отсутствует исчерпывающий перечень документов, позволяющих подтвердить точное количество дней нахождения налогоплательщика в России. Риск ошибки оставался велик, потому что работник мог просто забыть либо не представить в бухгалтерию документы о своем выезде за границу. Кроме того, пребывание некоторых категорий работников на территории РФ работодатели не отслеживают. Например, в случае трудовых отношений с дистанционным работником либо с работником, находящимся в длительном отпуске без сохранения заработной платы.

Контролирующий орган разъяснил, что подтверждающими документами налогового резидентства могут являться загранпаспорт с отметками пограничной службы, миграционная карта, гостиничные квитанции, табели учета рабочего времени, справки с места учебы и любые иные документальные доказательства (письма Минфина России от 13.01.2015 № 03-04-05/69536, ФНС России от 25.05.2011 № АС-3-3/1855). Однако в ряде случаев документация, подтверждающая передвиженичеловека за пределы РФ, может не оформляться, например при пересечении границы гражданами Республики Беларусь.

Как получить сертификат

Согласно проекту приказа, документ, подтверждающий резидентство, налоговые органы будут выдавать на основании за явления плательщика. Его подают в электронной форме через личный кабинет с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи или на бумаге в произвольной форме (подп. 16 п. 1 ст. 32 НК РФ). Поскольку физические лица используют электронную подпись в настоящее время редко, возможно предположить, что большинство заявлений они подадут по старинке на бумаге.

К заявлению прикладывают все копии документов, подтверждающих пребывание физического лица на территории РФ в период времени, за который необходимо получить сертификат. К таким документам относят копию заграничного паспорта, регистрацию по месту пребывания, а также любые иные документы, подтверждающие пребывание физического лица на российской территории. Заявитель также заполняет таблицу расчета времени пребывания на территории РФ по форме, установленной регламентирующим документом ФНС. Форма содержит графы о датах въезда/выезда с/на территорию РФ и о количестве дней нахождения в России, которые будет необходимо заполнить заявителю. Если документы, подтверждающие пересечение границы физическим лицом, отсутствуют, заявитель представляет копии билетов, справку с места работы, а также табель учета рабочего времени. Все представляемые документы должны быть составлены на русском языке, поэтому документы на иностранном языке переводят и нотариально заверяют.

Важно!

Проверить сертификат на подлинность вы сможете в электронном сервисе на сайте ФНС России nalog.ru «Проверить наличие сертификата резидентства».

Заявление подают в Федеральную налоговую службу или в ее уполномоченное территориальное подразделение. В настоящий момент можно только прогнозировать, будут ли уполномочены выдавать сертификат все территориальные подразделения либо единственным уполномоченным органом будет являться только ФНС России. Справку выдадут в течение 30 календарных дней со дня подачи заявления налогоплательщиком. Кроме того, в проекте приказа ФНС разъяснено, что уполномоченное лицо на основании доверенности вправе представлять заявление в налоговый орган. Поэтому в случае обоснованных сомнений и невозможности получить сертификат о резидентстве непосредственно у работника целесообразно попросить работника оформить нотариальную доверенность на одного из сотрудников бухгалтерии, который сможет обратиться в налоговый орган самостоятельно.

Помимо сертификата российского образца проект приказа предусматривает возможность заверить иностранную форму, представленную налогоплательщиком. В данном случае все взаимодействие с ФНС России будет осуществляться только на бумаге.

Действующее законодательство не позволяет накладывать на работника дополнительные обязанности, не предусмотренные законом или договором. Поэтому обязать работника в одностороннем порядке периодически получать и представлять по месту работы документ, подтверждающий его налоговый статус, работодатель не вправе (письмо ФНС России от 13.03.2008 № 04-1-01/0911).

Организации целесообразно заключить с работником дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем нужно прописать, что работник обязуется предоставлять в полном объеме всю информацию и документы для правильного исчисления сумм налогов с его доходов.

Это не обяжет сотрудника ежегодно получать сертификат в налоговом органе, но будет являться стимулирующим фактором для него и дополнительным аргументом финансовой службы компании в беседе с ним.

Светлана Кузьменко, ведущий юрист АКГ «Градиент Альфа»

Фото пресс-службы НЭСК