Козыри компании: как собрать доказательную базу по сделкам

Финансовый директор

Роман Самилло
заместитель руководителя Департамента аудита АКГ «Градиент Альфа»

написать автору статьи >>>

Как сформировать непротиворечивую в глазах налоговиков позицию компании. Из каких источников и какие, кроме первичных, сопроводительные документы стоит заранее подготовить для передачи в инспекцию, расскажем в статье.

Несмотря на то, что каждая сделка индивидуальна, есть несколько источников, из которых можно собрать доказательную базу, подтверждающую действительность операций. Набор дополнительных документов зависит от множества обстоятельств: предмета сделки, отрасли, обычаев делового оборота, контроля со стороны государства и др. Заблаговременно выработайте тактику компании: какими документами вы будете «крыть» опровержения налоговиков.

Внутренние источники дополнительной информации

Сотрудники компании. Работники налогоплательщика зачастую могут подтвердить общение с контрагентом на этапах заключения и исполнения сделок. Факт приобретения товара могут подтвердить не только документы, на основании которых они были приняты к учету, но и сами сотрудники. Такие доказательства фиксируйте через адвокатские и нотариальные опросы.
В последующем налоговики не смогут просто игнорировать предоставленные компанией данные, а будут вынуждены провести дополнительные опросы работников, давших ранее пояснения, и закрепить их ответы в протоколах. Это укрепит вашу позицию.

Деловая переписка. Факт приобретения тех или иных услуг можно подтвердить деловой перепиской с контрагентом, заверенной нотариально путем осмотра электронного почтового ящика, а также с помощью пояснений участников переписки, собранных также через адвокатские или нотариальные опросы.

проконсультироваться

Чтобы использовать электронную переписку в качестве доказательства сделок, необходимо позаботиться о подтверждении её достоверности: важна идентификация отправителя, установление его полномочий подлинности самого сообщения.

В договоре с контрагентом закрепите перечень должностных лиц, уполномоченных сопровождать исполнение контракта, и список их электронных адресов, с помощью которых можно идентифицировать каждого отправителя. Чтобы подтвердить подлинность писем, обратитесь к нотариусу либо используйте электронную подпись

Внешние источники доказательств

Транспортные компании. Перевозчики, которые доставляют товар или продукцию, приобретенный у спорного контрагента, зачастую могут подтвердить не только факт поставки, но и детали операции, а значит и реальность сделки, по письменному запросу компании.

Государственные органы. Факты оказания услуг можно подтвердить документами, полученными из госорганов. Например, по некоторым видам работ требуются лицензии. Чтобы подтвердить, что контрагент обладал необходимой компетенцией и базой для выполнения спорных работ, можно применить адвокатский запрос в соответствующий госорган и получить доказательства наличия лицензии у контрагента.

Пример: Как убедить налоговиков

Организация оказывала услуги по обслуживанию программного обеспечения и заключила с субподрядчиком договор. По результатам  ВНП субподрядчика, у налоговиков возникли к нему претензии: по мнению инспекторов, компания  за заключила договор фиктивно с целью уклонения от уплаты налогов.

Однако компания направила Заказчику адвокатский запрос и подтвердила факт предварительного согласования участия этого субподрядчика в исполнении контракта, а также фиксацию перечня его работников, допущенных на режимный объект.

Эти доказательства  позволили вышестоящему налоговому органу принять решение об отмене налоговых доначислений.

Охранные предприятия. Выписки из журналов КПП , видеозаписи и личные данные водителей могут помочь доказать реальность сделки, даже если транспортная компания откажется сотрудничать.

Выписки из графиков дежурств, а также вахтовых журналов с указанием номеров машин и времени их заезда/выезда на территорию отгрузки, полученные от организации, охраняющей объекты, добавят исторической достоверности доказательствам компании.

проконсультироваться