Учет расходов на подписку

Журнал «Бухгалтерский Вестник», №36, октябрь 2006 г.

 Для того чтобы избежать споров с налоговыми органами, бухгалтерам необходимо знать все тонкости и хитрости учета расходов на подписку.

 Практически все организации, выписывают или приобретают тем или иным способом деловую литературу с учетом особенностей своей деятельности.

Подписка на периодические издания осуществляется на основании договора, заключенного с распространителем печатных изданий.

При этом в качестве распространителя могут выступать редакция или издатель, выполняющие функции по распространению периодических печатных изданий, другая организация или индивидуальный предприниматель, выполняющие функции по распространению указанных изданий на основании договора с редакцией, издателем или на иных законных основаниях.

Согласно п. 4 ПБУ 6/01 одним из условий принятия активов к учету в качестве основных средств является срок их полезного использования — он должен превышать 12 месяцев. Этим условиям соответствуют книги и т.п. издания. Что касается бухгалтерской литературы, то следует иметь в виду следующее: так как в действующее законодательство в течение года вносятся существенные изменения и дополнения, то использование газет и журналов для бухгалтеров более одного года представляется проблематичным ввиду устаревания информации. Поэтому организация может учитывать периодическую литературу в составе оборотных активов — материалов. При этом, чтобы избежать споров с налоговыми органами по такому порядку учета периодики, такое решение необходимо закрепить в учетной политике для целей бухгалтерского учета.

Учет периодики в составе основных средств

В составе основных средств учитываются в основном, книги и издания, срок полезного использования которых более 12 месяцев.

Указанные издания принима­ются к учету в составе основных средств в общеустановленном по­рядке на основании акта о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) по форме №ОС-1, утвержденной По­становлением Госкомстата России от 21.01.03 №7 «Об утверждении унифицированных форм первич­ной учетной документации по уче­ту основных средств». При приоб­ретении нескольких изданий це­лесообразно оформлять их приня­тие к учету одним актом о приеме-передаче групп объектов основных средств по форме №ОС-1б. Дан­ные издания, принятые в состав основных средств, вносятся в ин­вентарную карточку (книгу) учета объектов основных средств (формы №ОС-6, ОС-6а, ОС-6б).

Бухгалтерский учет приобрете­ния деловой литературы осуще­ствляется следующим образом:

Дт 08 «Вложения во внеоборот­ные активы» — Кт60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — на сумму стоимости литературы, приобретенной у поставщика;

Дт 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным цен­ностям»-Кт 60 — выделена сумма НДС на основании счета-фактуры поставщика;

Дт 01 «Основные средства» — Кт08 — введено в эксплуатацию приобретенное издание в составе основных средств.

После принятия к учету при­обретенных изданий сумма НДС, уплаченная поставщику, подле­жит вычету (подп. 1 п. 2 ст. 171 и п. 1ст. 172НКРФ):

Дт 68 «Расчеты по налогам и сбо­рам» — Кт19 — сумма НДС со сто­имости литературы предъявлена к налоговому вычету из бюджета.

 ПРИМЕР 1.

Организация подписалась на газе­ту и оплатила в декабре 2005 г. все 24 номера 2006 г. Стоимость под­писки составила 2640 руб., в том числе НДС 240 руб. Издательство оформляет счет-фактуру и высы­лает его вместе с текущим номе­ром подписчику. Предположим, в январе 2006 г. было получено два номера газеты. В учете организа­ции необходимо сделать следую­щие записи:

В бухгалтерском учете производят­ся следующие записи: в январе 2006 г.:

Дт08-Кт60 — 400 руб. — отражена стоимость номеров газеты за ян­варь;

Дт01-Кт08 — 400 руб. — приняты к учету экземпляры поступившей газеты;

Дт19-Кт 60 — 40 руб. (240 руб./ /12 мес. х 2) — отражен НДС; Дт68, субсчет «Расчеты по НДС»-Кт19 — 40 руб. — принят к вычету НДС при выполнении всех условий для применения вычета (газета получена, оплачена, име­ется счет-фактура и т. д.); Дт26 (44 у торговых организаций) — Кт01 — списана на расходы стоимость номеров поступившей газеты.

При принятии организацией в учетной политике для целей бух­галтерского учета решения о том, учитывать ли сумму расходов на подписку в качестве основных средств, необходимо установить, можно ли будет их использовать в течение 12 месяцев. В противном случае, как указывалось выше, стоимость изданий относится на расходы, минуя счета 08 и 01 и без оформления акта приемки-пере­дачи основных средств, акта вво­да в эксплуатацию основных средств и т. д.

Что касается обложения нало­гом на прибыль организаций, то в соответствии со ст. 252 НК РФ ор­ганизация может отнести на уменьшение налоговой базы толь­ко документально подтвержден­ные и экономически оправданные расходы. Расходы на оплату под­писки, не относящейся к подпис­ке на нормативно-техническую и иную используемую в производ­ственных целях литературу, в соот­ветствии с п. 29 ст. 270 НК РФ нельзя учесть в целях обложения налогом на прибыль организаций.

 Учет периодики в составе материалов

 Газеты и журналы, приобрета­емые по подписке, учитываются на счете 10 «Материалы», субсчет 9 «Инвентарь и хозяйственные при­надлежности».

Согласно Плану счетов суммы оплаты учитываются на счете 60 «Расчеты с поставщиками и под­рядчиками»:

Дт60 — Кт51 «Расчетные счета» — на сумму денежных средств, пе­речисленных в счет оплаты под­писки на периодические издания.

По мере поступления перио­дических изданий расходы на их приобретение будут отражаться в бухгалтерском учете следующим образом:

Дт10 «Материалы» — Кт60 — от­ражена стоимость периодических изданий;

Дт26 «Общехозяйственные рас­ходы» — Кт10 — стоимость посту­пивших в отчетном периоде периодических изданий учтена в расходах;

Дт19-Кт60 — выделен НДС coстоимости периодических изда­ний;

Дт68-Кт19 — сумма НДС предъявлена к налоговому вычету из бюджета.

 ПРИМЕР 2

Воспользуемся данными из примера 1. Организация подписалась на газету и оплатила в декабре 2005 г. все 24 номера 2006 г. Стоимость подписки составила 2640 руб., в том числе НДС 240 руб. Издатель­ство оформляет счет-фактуру и вы­сылает его вместе с текущим но­мером подписчику. Предположим, в январе 2006 г. было получено два номера газеты. В учете организа­ции необходимо сделать следую­щие записи: в декабре 2005 г.:

Дт60-Кт51 — 2640 руб. — оплаче­на подписка за год; в январе 2006 г.:

Дт10-Кт60 — 400 руб. — приняты к учету поступившие экземпляры газеты;

Дт26 (44 у торговых организаций) – Кт10 — 400 руб. [(2640 руб. — 240 руб.)/12 мес. х 2] — отраже­на стоимость номеров газеты за январь;

Дт19-Кт60 — 40 руб. (240 руб./ /12 мес. х 2) — отражен НДС; Дт68, субсчет «Расчеты по НДС»- Кт19 — 40 руб. — принят к вычету НДС при выполнении всех условий для применения вычета (газета получена, имеется счет-фактура и т. д.).

В качестве прочих расходов, связанных с производством и ре­ализацией, в налоговом учете учи­тываются только расходы на при­обретение литературы производ­ственного характера.

Согласно п. 29 ст. 270 НК РФ при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитыва­ются расходы на оплату подписки, не относящейся к подписке на нормативно-техническую и иную используемую в производствен­ных целях литературу.

Бухгалтеры могут оформлять подписку на свой домашний ад­рес. В этом случае налоговые ор­ганы расценивают возмещение работнику стоимости подписки как расходы, осуществленные в пользу работника и, следователь­но, не подлежащие учету в целях налогообложения на основании п. 29 ст. 270 НК РФ. Но возме­щенная работнику стоимость под­писки рассматривается как доход работника, подлежащий налого­обложению налогом на доходы физических лиц в соответствии с п. 2 ст. 211 НК РФ.

Выплаты в пользу работников не отнесены к расходам, умень­шающим налоговую базу по на­логу на прибыль, поэтому на ос­новании п. 3 ст. 236 НК РФ еди­ный социальный налог не упла­чивается.

По нашему мнению, при должном документальном оформлении (соглашение сторон трудового договора, приказ ру­ководителя организации) указан­ные расходы можно учесть при налогообложении прибыли в со­ставе расходов на оплату труда. Статья 255 НК РФ предусматри­вает учет в составе таких расходов компенсационных начислений, ст. 188 Трудового кодекса РФ предусмотрена выплата работни­ку компенсации при использо­вании им с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работника. При этом установлено, что раз­мер возмещения расходов опре­деляется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Кроме этого расходы на под­писку можно не облагать нало­гом на доходы физических лиц и единым социальным налогом на основании п. 3 ст. 217 и подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ как компенса­ционные выплаты, установлен­ные действующим законодатель­ством.

 Учет расходов на подписку при УСН

 В организациях, работающих по упрощенной системе налого­обложения и уплачивающих на­лог как разницу между доходами и расходами, могут возникнуть проблемы с налогообложением подписки на периодические из­дания. Включить стоимость под­писки в состав расходов, учиты­вающихся при налогообложе­нии, будет крайне проблематич­но.

Представители налоговых ор­ганов считают, что оплата под­писки не может учитываться при расчете единого налога по упро­щенной системе. При этом они ссылаются на ст. 346.16 НК РФ, в которой затраты на подписку прямо не поименованы в соста­ве расходов, уменьшающих до­ходы. Такая точка зрения, в част­ности, выражена в письме УМНС Московской области от 21.08.03 №04-20/14499/14/9035.

По нашему мнению, чтобы учесть расходы на подписку в це­лях налогообложения необходимо включить оплату подписки в груп­пу тех или иных расходов, учиты­вающихся при налогообложении. Из перечня, приведенного в ст. 346.16 Налогового кодекса РФ, можно выбрать три вида расхо­дов:

• затраты на оплату труда;

• материальные расходы;

• расходы на покупку основ­ных средств.

 ПРИМЕР 3

Организация применяет упрощен­ную систему налогообложения. На­лог платит с разницы между дохода­ми и расходами.

В феврале 2006 года оформлена подписка на журнал у официально­го представителя на 6 месяцев 2006 года (март-август). За это фирма заплатила 1896 руб. (в т.ч. НДС — 172 руб.). «Журнал выходит 2 раза в месяц. Таким образом, цена одно­го журнала — 158 руб. (1896 руб.: 6 мес.: 2) (в т. ч. НДС — 14 руб.). В бухгалтерском учете сделаны сле­дующие проводки: в момент перечисления денег

Дт60 субсчет «Авансы выданные»-Кт51 — 1896 руб. — пере­числены деньги за подписку; 2 раза в месяц по мере получения журнала

Дт08-Кт60 — 144 руб. (158 — 14) — списана стоимость полученного из­дания;

Дт19-Кт60 — 14 руб.— отражен НДС по полученным изданиям;

Дт60-Кт60 субсчет «Авансы вы­данные» — 158 руб. — зачтена пред­оплата;

Дт08-Кт19 — 14 руб.— НДС вклю­чен в первоначальную стоимость журнала;

Дт01-Кт08 — 158 руб. — журнал передан в бухгалтерию;

Дт26-Кт01 — 158 руб. — списана стоимость полученного издания.

Учестьв налоговых расходах подписные издержки фирма, при­меняющая УСН, может и по-другому.

Организация вправе указать в учетной политике, что пользуется спецлитературой менее 12 меся­цев. Объяснение этому — быстро меняющееся законодательство. Тогда выписываемые журналы, газеты и т. д. будут входить в со­став материально-производствен­ных запасов. Затраты на их приоб­ретение «упрощенцы» смогут при­нять к учету как материальные расходы в соответствии со ст. 254 НК РФ кодекса (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Ну, и конечно, при соблюдении правил ст. 252

(п. 2 ст. 346.16). При этом исклю­чить подписные издержки из ба­зы единого налога можно сразу после расчета с поставщиком. До­жидаться момента отпуска таких ценностей в производство не нуж­но (Письмо Минфина России от 14.07.04 №03-03-05/1/76).

Организация может подписать­ся на периодику не сама, а через своего сотрудника. В этом случае работник оформляет все подпис­ные документы на свое имя, а фирма компенсирует ему эти за­траты (ст. 163 или 188 ТК РФ). Сумму компенсации в соответст­вии со ст. 255 Налогового кодекса РФ можно включить в расходы на оплату труда (подп. 25 ст. 255 НК РФ). На эти затраты «упро­щенцы» вправе сократить базу единого платежа (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Причем сразу после выплаты возмещения со­труднику (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Для того чтобы такой способ учета не вызвал нареканий со стороны инспекторов, нужно со­блюсти ряд «предосторожнос­тей». Во-первых, условие о том, что подписку оплачивает работ­ник, а предприятие компенси­рует ему эти расходы, надо отра­зить в коллективном и трудовом договоре с конкретным работни­ком. А во-вторых, перечень тре­бующихся для работы изданий необходимо утвердить приказом руководителя.

При этом НДФЛ с суммы ком­пенсации, выплачиваемой сотруд­нику, работодатель может не удер­живать (п. 3 ст. 217 НК РФ). Не нужно платить с нее и взносы в ПФР (подп. 2 п. 1 ст. 238 НКРФ). Ведь такое возмещение предус­мотрено трудовым и коллектив­ным договором. И значит, не включается в базу расчета этих платежей (Письмо Минфина Рос­сии от 02.11.04 №03-05-01-04/72).