Инна Самойлова – Газета «Учет, налоги, право», №15, 18-24 апреля 2006г. Не нужно пытаться спланировать каждую минуту своего рабочего времени. Не впадайте в крайности, учитесь учитывать внезапно возникающие обстоятельства.
Газета «Учет, налоги, право», №15, 18-24 апреля 2006г.
«Мой рабочий день начинается в полдесятого утра и заканчивается не раньше девяти вечера, — рассказывает главный бухгалтер петербургской группы компаний «Бекар» Лора Рожкова. — Семья уже забыла, когда я приходила домой не поздно». Рабочий день главбуха почти никогда не длится стандартные восемь часов, зато часто по продолжительности бьет рекорды. Способы уменьшения дефицита времени для бухгалтеров корреспондент «УНП» искала у специалистов по тайм-менеджменту.
Планируйте
«Любая работа всегда занимает все отведенное на нее время, — говорит бизнес-тренер из Москвы Инна Иголкина. — Например, доводить уже сделанный отчет до совершенства можно бесконечно, особенно если не установить четкие сроки окончания этого процесса». Именно поэтому, по мнению специалистов, основой тайм-менеджмента является планирование рабочего дня. «Если у вас нет четкого плана, приходится выполнять слишком много ненужной работы, — соглашается коммерческий директор петербургской компании «Северо-Западный контейнерный терминал» Андрей Федотов. — Список дел, которые необходимо сделать за день, растягивается до невозможности и, как правило, не получает необходимой реализации».
Как это сделать? При этом, чтобы стать основой эффективного управления временем, план рабочего дня должен быть правильно составлен. По словам Инны Иголкиной, планируя день, бухгалтеры обычно допускают практически те же ошибки, что и представители других профессий. «Многие планируют больше, чем они реально способны выполнить, и в результате дела разрастаются лавинообразно. Еще одна ошибка — желание сделать все самостоятельно и неумение делегировать полномочия. Не нужно взваливать на себя обязанности других сотрудников, это приведет к тому, что пострадает ваша собственная работа», — объясняет она.
«Не нужно пытаться спланировать каждую минуту своего рабочего времени. Не впадайте в крайности, учитесь учитывать внезапно возникающие обстоятельства», — советует аналитик московской группы компаний «Градиент Альфа» Инна Самойлова. «Не планируйте на один день несколько разнородных дел, посвященных разным проблемам. Это не позволяет сконцентрироваться на чем-то одном», — советует Андрей Серов, психолог тренингово-консалтинговой компании «Мобиле» из Петербурга.
Избегайте авралов
Как уже говорилось выше, планировать нагрузку желательно заранее, равномерно распределяя ее не только в течение дня, но и в течение года. В противном случае рано или поздно наступает момент, когда количество несделанных дел загоняет вас в угол. Для бухгалтеров последнее, конечно, особенно касается сдачи отчетности, которая для большинства была и остается авралом. Кстати, возникновению авралов способствуют и так называемые поглотители времени, которые отвлекают вас от работы. У каждого человека они свои, но есть и универсальные. Например, неважные разговоры, перекуры и т. д. Естественно, таких «дел» нужно по возможности избегать.
Как это сделать? По мнению Бориса Гамаюнова, генерального директора консалтинговой компании «РКН» из Петербурга, полезно составить список своих собственных «поглотителей времени». После того как список составлен, необходимо как можно меньше времени уделять обозначенным в нем делам.
«Чтобы избежать авралов, четко ставьте себе только реалистичные цели и предельные сроки их выполнения. Разбивайте крупные задачи на мелкие. Например, если бухгалтер в конце отчетного периода начинает требовать от сотрудников отчетов о деньгах, истраченных на командировки, могут возникнуть задержки, срывы сроков. Если планомерно ежедневно получать необходимую информацию, то авралы перестанут возникать», — рассказывает Инна Иголкина.
Отвлекайтесь
Если работать по 12 часов в сутки, да еще и без перерывов — эффективность работы в отдельные периоды снизится в 2-3 раза по сравнению со среднестатистической. Бухгалтеру по роду деятельности нельзя ошибаться. А способность концентрироваться в течение часа падает, особенно если выполнять однотипную кропотливую работу с цифрами. Поэтому специалисты в один голос советуют обязательно отвлекаться от работы.
Как это сделать? «В конце каждого часа рекомендуется делать перерыв на 5-10 минут, — говорит Инна Иголкина. — Однако не стоит во время перерыва предаваться приятным, но бесполезным вещам — серфингу в интернете, разговорам по телефону. Вам будет сложно снова войти в рабочий ритм, лучше сделать небольшую гимнастику, выпить чашку чая».
Еще один совет от знатоков тайм-менеджмента: в начале каждого небольшого перерыва наведите минимальный порядок на столе, разложите бумажки как надо. Это и отдых, и экономия времени, и автоматическое приведение мыслей в порядок.
Анастасия Павлова, корреспондент «УНП»
