В чем разница между командировкой и разъездным характером работы?

«Все для кадровика»

Современные средства связи значительно упростили и ускорили взаимодействие между руководителями и подчиненными, позволив решать многие вопросы дистанционно. Но даже сегодня пока нет возможности полностью отказаться от командирования работников для выполнения служебных заданий или должностных обязанностей вне территории работодателя либо стационарного места работы. А значит, актуальным остается вопрос о возмещении сотрудникам расходов, связанных с выполнением такого рода служебных заданий или обязанностей. Многое зависит здесь от характера работы.

Характер работы относится к условиям, которые согласно ст. 57 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) являются обязательными для включения в трудовой договор. Речь идет, в частности, о разъездной, подвижной работе, осуществляемой в пути. Что означает, каждая из этих характеристик в Кодексе не уточняется. Их определения можно найти в некоторых отраслевых документах.

ПРИМЕР

Что касается разъездного характера работы, то его определяют как осуществление регулярных служебных поездок в пределах обслуживаемой территории (участков) при наличии возможности ежедневного возвращения к месту жительства (п. 2 Инструкции об организации служебных командировок военнослужащих спасательных воинских формирований МЧС России и сотрудников государственной противопожарной службы в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утв. приказом МЧС России от 10.01.2008 № 3; абз. 2 п. 2 Инструкции об организации служебных командировок сотрудников органов внутренних дел и военнослужащих внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации на территории Российской Федерации, утв. Приказом МВД России от 15.11.2011 № 1150).

Статья 166 ТК РФ содержит определение понятия «служебная командировка», а также уточняет, что служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются. На это указывает и ч. 3 п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение о командировках).

При этом статья 166 ТК РФ определяет служебную командировку как поездку сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. То есть обычно сотрудник выполняет свои обязанности на стационарном месте, а при необходимости выполнить задание работодателя вне этого места направляется командировку. Если же сотрудник постоянно выполняет служебные обязанности вне стационарного рабочего места, ему может быть установлен разъездной характер работы, что необходимо указать в трудовом договоре. Такая точка зрения приведена в письме Роструда от 12.12.2013 № 4209-ТЗ.

Кроме того, согласно ч. 2 ст. 1681 ТК РФ в коллективном договоре, соглашении, локальных нормативных актах работодателя должен быть установлен перечень работ, должностей и профессий сотрудников, которым может быть установлен разъездной характер работы. То что сотрудник будет работать в «полях», можно указать и в приказе о приеме на работу.

В противном случае каждой раз, направляя сотрудника в служебную командировку, придется оформлять весь пакет документов и производить соответствующие выплаты.

В большинстве случаев разъездной характер работы устанавливается курьерам и водителям, труд которых очевидно связан с поездками. Однако бывает, что из названия должности однозначно не следует, что сотрудник выполняет работу разъездного характера (например, менеджер по продажам, страховой агент).

В нашем случае, если для выполнения служебных обязанностей работнику действительно необходимо постоянно совершать поездки, то в должностной инструкции или перечне функций в трудовом договоре необходимо так описать его обязанности, чтобы из этой формулировки напрямую следовал вывод о разъездном характере работы. Вкупе непосредственным указанием на разъездной характер работы в трудовом договоре и включением должности в соответствующий перечень в локальных нормативных актах это должно убедить проверяющие органы в правомерности действий работодателя.

Если говорить об отличиях служебных командировок от поездок сотрудников с разъездным характером работы, то в первую очередь следует упомянуть о разнице в их оплате.

Что же касается возмещаемых расходов на служебные поездки и командировки, они практически ничем не отличаются.

Так, перечень расходов на служебные поездки сотрудника, возмещаемые работодателем, регламентирует ч. 1 ст. 1681 ТК РФ. Это расходы:

• на проезд;
• на наем жилого помещения;
• дополнительные траты, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

В этой же статье указано, что размеры и порядок возмещения данных расходов должны быть установлены локальным нормативным актом работодателя или трудовым договором.

Перечень компенсируемых расходов на командировки приведен в ст. 168 ТК РФ, и он полностью повторяет предыдущий список.

Однако порядок и размеры возмещения этих расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

Различаются не только регламентирующие документы, но и бумаги, необходимые для оформления служебных поездок и командировок.

Для служебных поездок работодатель может составить маршрутный лист или служебное задание, утвердив их форму локальным нормативным актом. При этом издавать приказ о служебной поездке не требуется, а маршрутный лист (служебное задание) с отметками о перемещениях работника по окончании поездки передается ответственному лицу.

СПРАВКА

С 8 января 2015 г. изменились правила оформления командировки. Теперь достаточно издать соответствующий приказ, а служебное задание и командировочное удостоверение оформлять необязательно. Однако работодатель для собственного удобства может разработать форму служебного задания на командировку и утвердить ее локальным нормативным актом. Документами, подтверждающими фактические сроки нахождения в командировке, являются проездные документы, а в случае использования личного транспорта – в соответствии с п. 7 Положения о командировках – служебная записка, которая представляется сотрудником работодателю по возвращении из поездки одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.). Необходимо зарегистрировать такого сотрудника в журнале учета работников, выбывающих в командировку, а также проставить соответствующие отметки в табеле учета рабочего времени.

При разъездном характере работы в табеле учета рабочего времени отражаются только выходные по графику, а также периоды освобождения от работы.

Как правило, расчеты, связанные с расходами на служебные командировки, производятся «под отчет». По итогам месяца сотрудник заполняет авансовый отчет и представляет оправдательные документы (счета, путевые листы, чеки и проч.). Остаток неиспользованного аванса возвращается работодателю, перерасход – компенсируется.

Иногда работодатель в конце месяца компенсирует все затраты. Но поскольку законодатель, введя в Трудовой кодекс РФ статью 1681, в некотором роде приравнял служебные поездки к командировкам, лучше действовать по аналогии.

В своем письме от 18.08.2008 № 03-03-05/87 Минфин России отметил, что возмещение сотрудникам расходов в соответствии со ст. 1681 ТК РФ относится к компенсации затрат, связанных с выполнением трудовых обязанностей, и при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль учитывается в составе прочих расходов на производство и реализацию на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ.

Но здесь опять же необходимо, чтобы:

1. условие о разъездном характере работы было включено в трудовой или коллективный договор, соглашение, локальный нормативный акт;
2. имелись документы, подтверждающие расходы;
3. размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, были оговорены в коллективном или трудовом договоре, локальном нормативном акте.

ПРИМЕР

Характер работы: разъездной. Работодатель возмещает работнику следующие расходы, связанные со служебными поездками:

• на проезд в общественном транспорте;
• на наем помещения для проживания (в случае выполнения работ вне местности, где постоянно проживает работник);
• суточные в размере руб. за каждый день служебной поездки кроме случаев, когда служебная поездка длилась менее двух дней;
• иные расходы, согласованные с работодателем.

Для удобства основные признаки командировок и разъездного характера работы мы свели в таблицу.

Отличия разъездного характера работы и командировок