Начиная с отчетности за 2018 г., справку по форме 2-НДФЛ нужно будет предоставлять в ФНС по новой форме. Форма справки и порядок ее заполнения утверждены Приказом ФНС России от 02.10.2018 г. № ММВ-7-11/566@, который вступает в силу с 1 января 2019 г.
Отчитываться в ФНС по форме 2-НДФЛ обязаны налоговые агенты, выплачивающие доходы физлицам.
Налоговые агенты – лица, на которых в соответствии с НК РФ возложены обязанности по исчислению, удержанию у налогоплательщика и перечислению налогов в бюджетную систему РФ (п. 1 ст. 24 НК РФ).
Налоговые агенты:
Как правило, налоговыми агентами являются работодатели.
Настоящим приказом налоговики утвердили две формы 2-НДФЛ:
Таким образом, предоставлять в ФНС и выдавать работникам надо будет разные справки.
Способы сдачи формы 2-НДФЛ в 2019 г. зависят от численности работников в организации:
Штрафные санкции за нарушение сроков сдачи 2-НДФЛ в 2019 г.
На размер штрафа не влияет количество дней просрочки сдачи отчета в установленные законодательством сроки.
Справки заполняются по итогам года по каждому физлицу и по виду налогооблагаемого дохода на основании регистров налогового учета по НДФЛ.
Обновленный отчет 2-НДФЛ изменился существенно. Теперь он состоит из двух частей: самой справки и приложения к ней. Форма была приведена к машиноориентированному виду для автоматизации процесса сканирования, распознавания и оцифровки полученных от налоговых агентов справок 2-НДФЛ в бумажном виде. Это должно ускорить порядок приема и обработки представленных данных в ФНС, что позволит сотрудникам подтверждать права на налоговые вычеты в кратчайшие сроки.
Для автоматической обработки отчета справка и приложение к ней имеет собственный штрих-код. Чтобы справка прошла проверку без ошибок не скрепляйте листы справки, приводящие к порче бумажного носителя, не используйте двухстороннюю печать формы, не исправляйте ошибки с помощью корректирующего средства. При сдаче формы 2-НДФЛ вручную используются чернила черного, фиолетового или синего цвета.
Заполнение текстовых полей осуществляется заглавными печатными символами. Если в каком-либо поле показатель отсутствует или заполнение всех знакомест поля не требуется, то в данном поле проставляется прочерк. При отсутствии значения по суммовым показателям указывается ноль («0»).
Рассмотрим порядок заполнения формы 2-НДФЛ согласно приложению № 1 к настоящему приказу:
Начало формы (общая часть) |
|
В общей части указываются обязательные реквизиты организации. | |
Наименование поля |
Что указать при заполнении |
ИНН |
ИНН организации, согласно Свидетельству о постановке на учет в налоговом органе. |
КПП |
ИП указывают только ИНН, в поле КПП ставится прочерк. |
Стр. |
Номер страницы справки.
Страницы имеют сквозную нумерацию, например, для первой страницы – «001», для десятой – «010». |
Номер справки |
Порядковый номер справки, присваиваемый налоговым агентом.
При представлении корректирующей либо аннулирующей справки в поле «Номер справки» указывается номер первичной справки. |
Отчетный год |
Год, за который составляется справка в формате ГГГГ. |
Признак |
«1» – если справка представляется налоговым агентом в ФНС для подтверждения сведений о доходах физлица, а также сумм начисленного, удержанного и перечисленного в бюджет налога в качестве ежегодной отчетности (согласно п. 2 ст. 230 НК РФ);
«2» – если справка представляется налоговым агентом в ФНС для сообщения о невозможности в течение налогового периода удержать у физлица исчисленную сумму налога, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога (согласно п. 5 ст . 226 или п. 14 ст. 226.1 НК РФ). Например, при выдаче подарка в натуральной форме уволившемуся сотруднику. «3» – если справка представляется правопреемником налогового агента в ФНС для подтверждения сведений о доходах физлица, а также сумм начисленного, удержанного и перечисленного в бюджет налога в качестве ежегодной отчетности (согласно п. 2 ст. 230 НК РФ); «4» – если справка представляется правопреемником налогового агента в ФНС для сообщения о невозможности в течение налогового периода удержать у физлица исчисленную сумму налога, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога (согласно п. 5 ст. 226 или п. 14 ст. 226.1 НК РФ). Например, при выдаче подарка в натуральной форме уволившемуся сотруднику. |
Номер корректировки |
«00» – при составлении первичной справки;
«01», «02» и так далее – при составлении корректирующей справки; «99» – при составлении аннулирующей справки взамен ранее представленной. |
Представляется в налоговый орган (код) |
Четырехзначный код налоговой инспекции, где стоит на учете налоговый агент. Например, 7725, где 77 – код региона, 25 – номер налоговой инспекции. |
Наименование налогового агента |
Сокращенное наименование юридического лица в соответствии с его учредительными документами (или полное, в случае отсутствия краткого).
Если справка представляется правопреемником реорганизованной организации, то в поле «наименование налогового агента» указывается наименование реорганизованной организации либо обособленного подразделения реорганизованной организации. Если справка представляется физическим лицом, признаваемым налоговым агентом, то в поле «наименование налогового агента» указывается ФИО в соответствии с документами, удостоверяющем личность. В случае двойной фамилии слова пишутся через дефис. |
Форма реорганизации (ликвидация) (код) |
Код формы реорганизации и код формы ликвидации организации, если справка представляется в ФНС правопреемником за реорганизованную организацию. Данное поле обязательно для заполнения при заполнении поля «Признак» значением «3» или «4»:
«0» – ликвидация; «1» – преобразование; «2» – слияние; «3» – разделение; «5» – присоединение; «6» – разделение с одновременным присоединением. |
ИНН/КПП реорганизованной организации |
ИНН/КПП реорганизованной организации. Данное поле обязательно для заполнения при заполнении поля «Признак» значением «3» или «4» и при заполнении поля «Форма реорганизации (ликвидация) (код)» значением, отличным от «0». |
Код по ОКТМО |
Код территории, на которой зарегистрирована организация. Код ОКТМО содержится в «Общероссийском классификаторе территорий муниципальных образований» ОК 033-2013 (ОКТМО). Также он указан в уведомлении, полученном от органов статистики.
Необходимо учесть, что если организация в течение налогового периода сменила свое местонахождение, то в ФНС представляются отдельные справки:
|
Телефон |
Телефонный код города и номер контактного телефона организации. |
Раздел 1. Данные о физическом лице – получателе дохода |
|
В Разделе 1 указываются личные данные о физлице. | |
Наименование поля |
Что указать при заполнении |
ИНН в Российской Федерации |
ИНН физлица.
Если у сотрудника нет ИНН, то данный реквизит можно не заполнять. В прежнем порядке заполнения формы 2-НДФЛ такой оговорки не было. Из данного раздела исключен ИНН в стране гражданства. Узнать ИНН физлица можно на сайте https://www.nalog.ru в разделе «Узнай ИНН», введя его паспортные данные. |
Фамилия, Имя, Отчество |
ФИО физлица без сокращений, согласно документу удостоверяющему личность. ФИО иностранных граждан указывается латинскими буквами. При отсутствии отчества поле «отчество» не заполняется. |
Статус налогоплательщика |
Код статуса налогоплательщика.
«1» – налоговый резидент РФ; «2» – нерезидент РФ (данный код присваивается также для граждан Республики Беларусь, Казахстана, Армении и Киргизии); «3» – нерезидент РФ, являющийся высококвалифицированным специалистом; «4» – нерезидент РФ, являющихся участником госпрограммы по добровольному переселению соотечественников, проживающих за рубежом или член экипажа судна, плавающего под флагом РФ; «5» – нерезидент РФ (иностранец), который признан беженцем или получил временное убежище на территории РФ; «6» – иностранец, который работает на территории РФ по патенту. Налоговый статус иностранца определяется по общим правилам по состоянию на конец года. Представлять несколько справок 2-НДФЛ на одно физлицо с разными статусами не нужно. |
Дата рождения |
Дата рождения в формате ДД.ММ.ГГГГ, согласно документу удостоверяющему личность. |
Гражданство (код страны) |
Код страны, гражданином которой является сотрудник, согласно ОКСМ (Общероссийский классификатор стран мира). Например, код России – 643, Белоруссии – 112. Если гражданство отсутствует, то указывается «код страны», выдавшей документ, удостоверяющий личность. |
Код документа, удостоверяющего личность |
Код вида документа, удостоверяющего личность согласно Приложению 1 к приказу ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@. Например, код паспорта гражданина РФ – 21, код военного билета – 07. |
Серия и номер |
Серия и номер документа, удостоверяющего личность без знака №. |
Раздел 2. Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода |
|
В разделе 2 отражаются общие суммы начисленного и фактически полученного дохода, исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ по соответствующей ставке. Раздел 2 заполняется отдельно для каждой ставки. При этом на второй и последующих страницах заполняются поля «ИНН», «КПП, «Номер справки», «Отчетный год», «Признак», «Номер корректировки», «Представляется в налоговый орган (код), Раздел 2, Раздел 3 (при необходимости) и Приложение к справке. В остальных полях ставится прочерк. | |
Наименование поля |
Что указать при заполнении |
Ставка |
9 % – доходы резидентов РФ (дивиденды от долевого участия, операции с ценными бумагами, ипотечное кредитование);
13 % – доходы резидентов РФ (заработная плата, продажа имущества, иные виды дивидендов, прибыль ИП); 13 % – доходы нерезидентов РФ (заработная плата безвизовых иммигрантов, беженцев, квалифицированных специалистов и граждан ЕС); 15% – доходы нерезидентов РФ (дивиденды, продажа имущества); 30 % – доходы нерезидентов РФ (прибыль ИП, экономия на процентах по займам, проценты по депозиту свыше 13,25%, выигрыши и призы); 35% – доходы резидентов РФ (выигрыши и призы свыше 4000 руб., проценты по депозиту свыше 13,25%, экономия на процентах по займам). |
Общая сумма дохода |
Общая сумма начисленного и фактически полученного дохода по Приложению к справке, заполненной для этой ставки налога без учета вычетов, отраженных в Разделе 3 и в Приложении к справке. |
Налоговая база |
Налоговая база, с которой исчислен налог.
Налоговая база = Общая сумма дохода – сумма вычетов по Разделу 3 – сумма вычетов по Приложению к справке В случае если налоговая база будет меньше нуля (суммы вычетов превысят общую сумму доходов), то в поле «Налоговая база» указываются цифры «00.0». В прежнем порядке заполнения формы 2-НДФЛ такой оговорки не было. |
Сумма налога исчисленная |
Сумма НДФЛ, исчисленная с налоговой базы.
Сумма НДФЛ исчисленного с доходов иностранцев, работающих по патенту, уменьшается на сумму фиксированных авансовых платежей. |
Сумма налога удержанная Сумма налога перечисленная |
Сумма НДФЛ, удержанная из доходов физлица.
Сумма НДФЛ, перечисленная в бюджет за тот год, в котором был фактически начислен доход физлицу. Заполнение полей при выплате зарплаты за декабрь 2018 г. в январе 2019г.:
|
Сумма фиксированных авансовых платежей |
Сумма фиксированных авансовых платежей с доходов иностранцев, работающих по патенту. |
Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом |
Сумма НДФЛ, которую налоговый агент излишне удержал из доходов физлица, и данная сумма не была ему возвращена. Также здесь указывается сумма переплаты НДФЛ в связи с изменением статуса физлица в налоговом периоде. |
Сумма налога, не удержанная налоговым агентом |
Сумма НДФЛ, которую налоговый агент не удержал с доходов физлица в налоговом периоде. |
При заполнении формы справки 2-НДФЛ с признаком «2» или «4» в Разделе 2 указывается:
|
|
Раздел 3. Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты |
|
В разделе 3 отражаются сведения о предоставляемых налоговым агентом стандартных, социальных и имущественных налоговых вычетах физлицу, а также информация о соответствующих уведомлениях, выданных налоговым органом. | |
Наименование поля |
Что указать при заполнении |
Код вычета |
Индивидуальный код вычета, согласно Приложению № 2 к Приказу ФНС России от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@. Если вычеты не представлялись, поле не заполняется. |
Сумма вычета |
Сумма вычета, соответствующая указанному коду и на которую уменьшается налогооблагаемый доход. Если вычеты не представлялись, поле не заполняется. |
При представлении физлицу в течение налогового периода разных видов вычетов (например, стандартный вычет родителю (усыновителю) на первого ребенка – 126; социальный вычет по расходам работника на обучение детей – 321) заполняется необходимое количество полей «Код вычета» и «Сумма вычета».
В случае если количество представленных налоговых вычетов превысит количество отведенных для их заполнения полей в Разделе 3, то не уместившиеся показатели нужно перенести на последующие страницы. При этом на второй и последующих страницах заполняются поля: «ИНН», «КПП, «Стр», «Номер справки», «Отчетный год», «Признак», «Номер корректировки», «Представляется в налоговый орган (код), «Наименование налогового агента», «Код вычета», «Сумма вычета». В остальных полях ставится прочерк. |
|
Код вида уведомления |
«1» – для уведомления, подтверждающее право на имущественный вычет;
«2» – для уведомления, подтверждающее право на социальный вычет; «3» – для уведомления, подтверждающее право на уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи; |
Номер уведомления Дата выдачи уведомления Код налогового органа, выдавшего уведомления |
Сведения о номере, дате уведомления и коде инспекции его выдавшего.
В случае, если нужно указать несколько уведомлений, то заполняется необходимое количество страниц формы. При этом на второй и последующих страницах заполняются поля:
«ИНН», «КПП, «Стр», «Номер справки», «Отчетный год», «Признак», «Номер корректировки», «Представляется в налоговый орган (код), «Код вида уведомления», «Номер уведомления», «Дата выдачи уведомления», «Код налогового органа, выдавшего уведомления».
В остальных полях ставится прочерк. Если вычеты на основании уведомления не представлялись, то данные поля не заполняются.
Для подтверждения права на тот или иной вычет физлицу необходимо обратиться в налоговую инспекцию для выдачи ему соответствующего уведомления. Представим ситуацию, когда сотруднику на основании уведомления ошибочно предоставили имущественный вычет, на который он не имел права. В данном случае налоговый агент не обязан сдавать корректирующую форму 2-НДФЛ. Доплачивать налог будет сотрудник. Также он должен предоставить в ФНС декларацию по форме 3-НДФЛ. |
Приложение. Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода |
|
В приложении отражаются доходы, начисленные и фактически полученные физлицом в денежной, натуральной форме и в виде материальной выгоды помесячно. Приложение заполняется отдельно для каждой ставки.
При заполнении формы справки с кодом признака 1 или 3 в Приложении в соответствующих полях указываются коды и суммы всех начисленных и фактически полученных физлицом доходов. При заполнении формы справки с кодом признака 2 или 4 в Приложении в соответствующих полях указывается сумма фактически полученного дохода, с которого не был удержан налог. В Приложении не отражаются стандартные, социальные и имущественные вычеты. Для данного вида вычетов предназначен Раздел 3. Здесь указываются вычеты, которые не связаны с конкретной выплаченной суммой (например, необлагаемая часть материальной помощи). |
|
Наименование поля |
Что указать при заполнении |
ИНН |
ИНН организации, согласно Свидетельству о постановке на учет в налоговом органе. |
КПП |
• КПП головного отделения организации, если доходы физлицу выплатило головное отделение организации;
• КПП обособленного подразделения организации, если доходы физлицу выплатило обособленное подразделение организации (если в течение календарного года физлицо получало доходы в различных обособленных подразделениях, то по каждому подразделению необходимо представить в ФНС справку по форме 2-НДФЛ); • КПП по месту учета территориальных ФНС, если организация является крупнейшим налогоплательщиком. ИП указывают только ИНН, в поле КПП ставится прочерк. |
Стр. |
Номер страницы справки.
Страницы имеют сквозную нумерацию, например, для первой страницы – «001», для десятой – «010». |
Номер справки |
Порядковый номер справки, присваиваемый налоговым агентом.
При представлении корректирующей либо аннулирующей справки в поле «Номер справки» указывается номер первичной справки. |
Отчетный год |
Год, за который составляется справка в формате ГГГГ. |
Ставка |
Ставка НДФЛ. |
Месяц |
Номер месяца в хронологическом порядке, за который был начислен и фактически получен доход. Например, январь – 01, октябрь-10. |
Код дохода |
Индивидуальный код по виду дохода согласно Приложению № 1 к Приказу ФНС России от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@. Например:
|
Сумма дохода |
Сумма начисленного и фактически полученного дохода по указанному коду дохода. |
Код вычета |
Код вычета в соответствии с представленным вычетом согласно Приложению № 2 к Приказу ФНС России от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@. Например:
|
Заключительная часть (конец формы) |
|
Наименование поля |
Что указать при заполнении |
Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящей Справке, подтверждаю |
1 – справку представляет налоговый агент (правопреемник налогового агента). Например, подписывает руководитель организации;
2 – справку представляет представитель налогового агента (правопреемника налогового агента). Например, подписывает бухгалтер или другое лицо по доверенности. |
Фамилия, имя, отчество и подпись |
ФИО уполномоченного лица, представившего справку и его подпись. |
Наименование и реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя налогового агента (правопреемника налогового агента) |
Заполняется в случае предоставления справки представителем налогового агента (правопреемником налогового агента) по доверенности, при значении поля «достоверность и полноту сведений, указанных в настоящей Справке, подтверждаю» – 2. |
Печать на справке можно не ставить. Порядок заполнения этого не требует |
Уточненные Справки представляются по форме, действовавшей в налоговом периоде, за который вносятся соответствующие изменения. В течение 10 рабочих дней с даты отправки отчета 2-НДФЛ, налоговая инспекция направляет налоговому агенту Реестр в электронной форме о приеме отчета. Приложением 1 к настоящему приказу утвержден обновленный реестр сведений о доходах физлица.
Рассмотрим практический пример заполнения формы 2-НДФЛ за 2018 г. со следующими исходными данными:
Оклад сотрудника ООО «Мираж» – Иванова Сергея Игоревича составляет 25 000 руб. в месяц. У Иванова С.И. есть дочь, учащаяся 3-го класса. В связи с тем, что общая сумма дохода за 2018 г. не превысила 350 000 руб., Иванову до конца года представляется стандартный налоговый вычет на первого ребенка в сумме 1 400 руб. в месяц. Уведомления из налоговой инспекции о праве на вычеты Иванов С.И. не предоставлял.
Если работодатель выдает справку 2-НДФЛ сотруднику по его просьбе (например, в банк), то справку теперь нужно выдавать по новой форме, утвержденной Приказом ФНС России от 02.10.2018 г. № ММВ-7-11/566@ (Приложение 5).
Порядок заполнения данной справки аналогичен заполнению основной формы 2-НДФЛ. Из данной справки удалены поля:
Данные поля не несут смысловой нагрузки для физических лиц и необходимы ФНС для контроля правильности, начисления и уплаты НДФЛ.
Пример заполнения справки о доходах и сумма налога физлица по тем же исходным данным:
Елена Дулетова — эксперт по налогам аудиторско-консалтинговой группы «Градиент Альфа»
Или оставьте свои контактные данные и мы вам перезвоним в течении 15 минут
Нажимая кнопку "Отправить" я даю согласие на обработку персональных данных и соглашаюсь с Политикой конфиденциальности.